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Mac 软件面面观(三)邮件、即时通讯和分享

2014.07.29

邮件、即时通讯和分享

说到电子邮件,就会想到每次配置公司邮箱账户的标准动作,什么POP3、SMTP、IMAP、收件服务器、发件服务器、端口一类的。多少年了,这一块也没有大的变化,反倒是在Mac里配置Gmail、163、QQ这些个人邮箱的时候体会到了被重视的感觉,Mail内置了它们的配置文件,添加账户时只需要简单的填写好自己的邮箱账户、用户名和密码就可以了。

如今虽然有微信、QQ、iMessage这些便捷的互联网沟通方式,但是不可否认的是邮件依旧是公司内部、商务沟通中的主要方式,因为电子邮件比较起来,有很多难以替代的优势:偏重思考的空间和时间,能更系统、完整的表达想法,还有就是易于保存,可以方便的追溯往来痕迹。很多时候入职员工对公司的认同感,就来自于初次登录公司邮箱时看到的那一堆内部邮件。

伴随邮件而来的有事务推动上的日程、备忘,还有对通讯录也就是对人的管理需求,所以邮件的问题要细分成邮件本身的管理通讯录的管理以及邮件推动的事务管理。如果再进一步,为了便于维护和后期管理,还有个人邮件和公司邮件统筹管理。

Mail还是Outlook

Mail和Outlook都是不错的邮件客户端程序,在规划上我的方案是用Mail来处理和接收个人邮箱的邮件,使用Outlook来接收公司邮件,而且Outlook还是部署在Windows虚拟机当中,并非Outlook for Mac的版本。这样规划的依据是:在处理好Outlook数据文件迁移问题的同时能最大限度的兼容商务往来中Windows下的邮件和文件。

公司邮件的事务性交流往来频繁,附件容量大、被动接收的「抄送」邮件多,所以邮件的数量和容量都会比较大。在使用Windows的时候一直是用Outlook来接收,虽然按年度保存成不同的pst文件,单独每个pst文件也有好几GB的大小。作为有可能需要追溯的数据文件,如何把它们迁移到Mac中曾经让自己很是头疼,尝试过一些方案以后发现最完美和有效的方案就是不迁移,听起来好像有点拗口,不过事实就是只有Outlook自己才能没有任何问题的打开它保存的邮件,而且还是Windows版的Outlook。这也是安装Parallels Desktop虚拟机的一个重要原因,在Windows虚拟机里安装上Office套件,平滑无缝的继承原来的Office数据。

用Windows虚拟机中的Outlook继续接收和处理公司邮件,而Mac中的Mail只用来处理个人邮件,这样分开管理后期维护各自的数据时也很方便。虚拟机中的Outlook邮件的pst文件甚至可以直接保存在Mac主机的「文稿」文件夹中,这样Outlook的邮件数据就能和Mail一样享受Time Machine的保护。

Mail中的邮件管理

Mail中默认不显示邮箱列表,通过菜单「显示-显示邮箱列表」或者热键「shift+command+M」显示或隐藏邮箱列表,邮箱列表中对邮件过滤和整理几个有效手段包括:智能邮箱VIP邮箱旗标,另外通过邮件「规则」还可以将条件直接影响到邮件上。

智能邮箱
通过菜单「邮箱-新建智能邮箱…」来创建智能邮箱,「智能邮箱」实际上是通过一组你设定的条件来过滤并显示邮件,所以你在Mail中搜索邮件时,也可以直接将搜索结果存储为智能邮箱。

智能邮箱设置-过滤银行邮件
图示的例子中,命名为「银行」的智能邮箱包含三个必须都匹配的条件,通过邮件主题中的关键词来判断邮件是否符合条件。

智能邮箱设置-未读邮件过滤
对于所有帐号中的未读邮件,也可以用智能邮箱的方式来集中显示,条件中添加一条「邮件未读」,然后添加一个范围「邮件在邮箱-收件箱」就可以了。

商务或公司邮件往来中,你可以利用智能邮箱丰富的过滤条件(账户、主题、发件人、正文、旗标、优先级、附件、附件类型等等)形成不同智能邮箱,来区分例如:「账单」、「广告」、「老板」、「项目组」、「包含附件」等各种邮件,便于集中的管理或者归档。

※ 邮箱列表中的智能邮箱、VIP邮箱都可以直接拖拽到Mail的「个人收藏栏」

VIP邮箱

VIP邮箱是针对联系人的,在邮件内容的发件人地址上右键或点击邮件地址后的小三角,选择「添加到VIP」。

Mail的偏好设置中,可以设置只针对VIP弹出新邮件通知,只要将新邮件通知选择为「VIP」。如果你每天要接收大量的邮件,又不希望错过重要的邮件,可以采用这种方式,邮件通知除了会在屏幕右上角,还会停留在「通知中心」,双指从触控板边缘外向里滑就能快速显示通知中心并随时查看。

偏好设置-新邮件通知-VIP

旗标

旗标主要是用来推动邮件的事务管理和进行后期跟踪的。通过工具栏的「旗标按钮」或者邮件列表的右键菜单中的「旗标选项」这两种途径,给邮件添加或清除旗标记号。利用「偏好设置-规则」也可以给符合条件的邮件自动添加旗标。

七种颜色的旗标对于邮件的事务性划分在多数情况下使用是没有问题的,不过如果你想基于邮件发起新的任务,仅靠旗标还是略显不足。这个时候把邮件作为事件的源头,创建独立的「提醒事项」或「日程」更合理一些。

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基于邮件内容转化为一个事项,这种需求和使用场景下,PopClip显的非常的适用与便捷,只需要选中邮件中的部分内容,在弹出的选项中选择「Reminders」的图标就能快速的创建一条提醒事项。如果你安装了OmniFocus也可以直接添加到OmniFocus的收件箱中。

规则

在邮件的自动化处理上,邮件规则能参与和处理的动作是很丰富的,可以移动、删除、标记旗标、发送通知、回复邮件…。实际工作中我习惯用规则来做一点视觉上的区分工作。

邮件规则的设置

通过规则将重要的需要关注的邮件背景色改成醒目的颜色。例如,图示中创建了一个简单的判断电子账单的规则,收到满足条件的账单邮件,会自动修改邮件在邮件列表中的背景颜色为橙色。

给邮件添加颜色的目的是引起自己的重视,随着时间的推移,过了一段时间后颜色的区分作用就不大了,同样可以利用规则把颜色还原。

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颜色只是为了提示,最终检索和查询过去的账单邮件,都可以通过创建前面提到的「账单」智能邮箱来归集。

规则默认会对接收的邮件生效,对于已经接收的邮件,需要选中邮件然后「应用规则」。通过邮件列表选中邮件,按热键「option+command+L」(⌥⌘L)应用规则到所选中的邮件。

联系人管理

回复邮件的时候,你会发现,即便你没有将对方添加到通讯录,在输入邮件地址的时候Mail也能自动补全你的输入,原因是,Mail将往来邮件的地址信息都进行了保存,这些地址信息可以通过菜单项中的「窗口-以前的联系人」进行管理。

Mac中联系人是通过「通讯录」这个独立的程序来进行管理的。除了系统自带的程序以外,其他的应用程序通过授权的方式(系统偏好设置-安全性与隐私-隐私-通讯录)也可以访问通讯录中的联系人。

  1. 群组的建立

工作中经常遇到的邮件群发,需要首先对联系人进行分组才能进行,这些分组除了便于群发邮件以外,经过iCloud同步到iPhone中,还能用于「勿扰模式」的对象设定上。

打开「通讯录」程序,点击联系人详细信息页下方的「+」按钮「新建群组」。新建群组后,通过拖拽将联系人添加到群组。联系人可以同时处于多个群组中,如果要从某个群组中删除,选中高亮后点击键盘上的「delete」,在弹出的对话框中选择「从群组中移除」。

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如图所示,iCloud、我的Mac上、Google每个账户都可以有自己的群组,相互之间不会干扰。如果要跨越帐号来组织管理联系人,可以采用「智能群组」的方式。「智能群组」是通讯录中和邮件的「智能邮箱」类似的功能,通过智能群组的条件筛选,能很方便的把需要的联系人筛选出来分组,例如,按所在的公司、是否包含邮件地址、手机联系人等等。

公司和个人联系人的分隔
公司联系人和个人的联系人最好分开管理,从账户这种基础的层面就区分开。例如,把所有公司的联系人信息保存在「我的Mac上」或者「Google账户」、「163账户」,所有个人的联系人信息保存在「iCloud」上。

把公司联系人单独分到不同的体系中管理,主要是为了减小对个人联系人的干扰,也便于维护。从基数上来讲,大多数情况下公司、商务上的联系人数量都是200+以上,分类、分组的要求上也和个人这一块的定位不同,在不同的帐号下,就可以按各自的逻辑进行分组。

对于少数同时处在你公司和个人账户下的联系人,使用「合并和链接联系人」就可以很容易将两个账户中的联系人信息整合到一起,而不出现重复。

iCloud上的联系人信息会同步到使用同一个Apple ID的其他设备上,Mac上修改和添加了联系人后iPhone上自动会同步。「我的Mac上」的联系人信息仅保存在计算机本地。「Google」「163」这些支持通讯录的邮箱则用来作为公司联系人的云端存储的所在。

  1. 合并和链接联系人

在维护通讯录的过程中,「名片-查找重复项」和「合并及链接所选联系人」使用的频度最高,前者用来快速检查是否有重复的联系人卡片;而「合并及链接所选联系人」用来合并和链接名片信息。

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  1. 快速整理联系人

通讯录中可以为每一个联系人填写非常丰富的信息,还能勾选区分公司和个人,具体的信息理论上来说能填写的越详细对以后联系的帮助越大,整理一个联系人的时候这块没有什么难度,如果要整理很多人的详细信息最好的方式还是导出成文件整理更方便。

CSV是比较通用的格式,Mac的通讯录程序只能导出成vCard格式,如果要转成CSV,可以通过「Google」或「163」这类邮箱服务Web页面的通讯录管理进行转换,导出成CSV文件用Number或者Excel进行批量的内容加工和整理,最后仍然以CSV格式导入到各自的软件当中。

除了用来整理、合并联系人,CSV文件还可以作为离线备份联系人的一种手段。

商务邮件注意事项:

  1. 邮件的内容

邮件正文最好控制在一屏范围以内,不用滑动页面就能看到所有的内容。

正文中不要采用过多的颜色标识,如果要引起重视,图片的效果比文字更直观。另外,正文字体的大小控制在14磅(四号)比较合适,适合不同平台下的阅读。

简洁明确的表达,什么事、需要确认的时间点或周期、责任和人员、动作,多个事项用序号依次列出;

  1. 回复邮件

往来邮件通常我们会将上一份邮件的内容附上,这也是标准邮件回复的模板形式,不过从内容清晰的角度上来讲,最好是只「选中」必要的文字内容然后再点击回复。这样引用的效果比一股脑的将上一封邮件的内容都加入进来要清爽简洁的多。

其实这也是Mail中引用邮件的默认设置,如果没有出现正确的引用效果,你可以检查邮件「偏好设置-编写」中的选项。

偏好设置-编写

选中邮件进行回复,原来的邮件默认直接出现在正文当中,如果是多封邮件会令内容看上去很长也很混乱,这种情形下,使用菜单「邮件-作为附件转发」效果会更好。

  1. 发送网址或网页

如果你正在Safari中浏览网页,按下「⇧⌘I」会直接将网址带入到一个新建的邮件窗口中,按下「⌘I」则会把整个网页的内容带到新建的邮件中。

  1. 邮件附件

如果附件比较大,正文中最好简要的说明附件的内容是什么,以及包含的附件数量。

附件的命名建议采用英文或者拼音,这样能有效的避免名称上的乱码问题,另外zip压缩包通用性会更强一些。如果你要压缩一堆中文命名的文档,而且会跨平台传输,那么就只能选择兼容性更好的7z格式压缩包。

大的附件利用邮件发送是不太明智的,推荐将附件单独传到网盘,只在邮件中插入共享链接。Yosemite的Mail中新增加了一个Mail Drop的功能,当发送过大的附件时,Mail 会将这个附件上传到 iCloud,对方如果也是Mail 客户端,收到带附件的邮件没有什么差别。若收件人使用的不是 Mail 客户端的话,那么他将收到一个下载链接,点击这个链接便可以轻松下载这个超大的附件。

Mac给Windows发送带附件的邮件时,还有一个问题,就是对方收到的邮件会出现很多「未命名的附件 00003.html」的额外附件问题。这个可以通过安装Universal Mailer这个Mail插件来解决,插件安装后会在Mail的偏好设置中增加一个设置项。

  1. 邮件签名

商务邮件中,很多公司为了宣传自己总是喜欢拟定一堆内容要求员工放在公司邮件的签名中,夸张一点的还有产品的图片和链接。

对于商务往来来说,这样的做法既不环保也显的过于「山寨」。签名的目的是让收信的对方明确你是谁,另外方便对方能将你快速的加入到通讯录当中,殊不知往复邮件中重复的签名信息是对内容的最大干扰。前面提到回复邮件时尽可能「选中内容」然后再回复,也是基于同样的考虑,签名信息即便再简洁,重复出现在邮件内容中也是没有必要的。

还有一点就是前面多次提到的,在签名中加入特殊字符可以避免对方收到的邮件出现乱码。

即时通讯和共享

Mac里的「信息」程序能直接接收同一个Apple ID的iMessage消息,能坐在电脑前不漏接手机上的消息,怎么说都是一种极好的用户体验。而且用电脑键盘PK对方的iPhone键盘也是件很爽的事情。即将推出的OS X Yosemite里甚至可以接收传统的短信,就凭这一点,也足以让自己对即将到来的OS X升级充满期待。

「信息」程序使用的ID是你的Apple ID和手机号,在和陌生人交流上没啥优势,而且国内的情形,商务沟通基本上用的都是QQ,这也是软件选择上的一种无奈,曲高和寡空清冷,下里巴人入世情。所以有时候不愿意还是要安装一些流行的软件。

装上QQ for Mac的时候感觉落差没那么大,比Windows的版本的确清爽很多,除了一个不伦不类的Swiftly,其他的功能还是中规中矩,如果能继续保持下去真的不错。

传统的功能没有什么值得说的,其中和iPhone传文件的功能在工作中还比较实用。iPhone上也安装了QQ(推荐安装QQ国际版),Mac和iPhone之间就能方便的互传文件。

电脑和手机传文件

Mac和iOS设备之间传文件的其他应用也不少,这里推荐两款:传文件和链接的Instashare、分享剪贴板以及照片的Command-C。Mac和iOS设备上都需要安装各自的客户端程序才能在相互之间通讯并传输文件。

Command-C的优势是能保持后台的激活状态,随时发送剪贴板中的文字或图片,但是没有文件传输的功能;Instashare支持文件传输,不过不是常驻后台,每次使用的时候需要打开手机端的Instashare程序界面才行,具体选择哪一个可以结合你的使用场景来选择。

如果不想安装第三方的应用,好消息是等到OS X Yosemite发布,iOS设备和Mac之间就能直接通过AirDrop传文件了(iPhone 4s及其以后推出的支持蓝牙4.0的iOS设备和Macbook)。

利用网盘共享

商务交流中小的文件传输依旧推荐用电子邮件的方式来传递,有痕迹可追溯。普通的文件共享用QQ直接传送。大的文件或者小的团队之间共享,推荐使用Dropbox这样的网盘应用,集中维护和管理方便,通过Mac、iPhone上的客户端也能跨平台的进行文件交换。

利用网盘客户端程序或者直接登录Dropbox网站,就能很方便的创建共享链接、上传和更新文件,登录Web端的网站还能在「早期版本」中选择回到先前保存的文档版本。

Dropbox web文档管理

国内网盘服务中,综合空间、节操、速度等多方面的因素,推荐使用百度云盘来共享文件。

网盘使用中需要注意的问题是同步文件夹的选择和排除,有必要设置好「选择性同步」同步指定的文件夹,通过文件夹规划和安排那些文件同步到本地,那些仅保存在云端。

Mac上的网盘客户端和手机上的客户端在默认定义上是不同的,手机上的网盘客户端默认只会下载文件目录和文件名,选中文件后点下载才会下载到手机本地存储空间中。Mac上的网盘客户端默认会同步「选择性同步」中勾选的所有文件夹。工作中就曾遇到过一个实际案例,同事浏览网页时将网友分享的链接直接转存到了自己的网盘,而他电脑中网盘的默认设置勾选了所有文件夹,最后,存储文件空间报警才发现网盘程序非常敬业的一直在后台下载,不仅他的磁盘空间满了,我们也终于明白一整天为什么网速这么慢。

为了避免频繁的变动导致不必要的备份负担,网盘所在的本地文件夹最好排除在Time Machine的备份文件夹之外。另外,不建议在虚拟机中安装网盘类的应用和服务,如果一定要装,最好把网盘的存储文件夹指向到Mac主机上的文件夹,而不是放在虚拟机内部,否则虚拟机文件会变的很大。

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