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Mac 软件面面观(二)文档管理

2014.07.22

文档管理

Windows的应用生态里,我们最熟悉的商务应用是微软的Office 套件(Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Project、Visio),还有Adobe公司的Photoshop、Acrobat等等。对应到Mac系统中最匹配的分别是iWork(Pages、Numbers、Keynote)、Mail、OmniPlanOmniGraffle,图片处理方面的Pixelmator以及系统自带的预览程序。

在易用性上Mac的应用大部分都很容易上手,但还是需要一个学习过程,转变观念是一方面,数据迁移则是另一个不容忽视的问题。所以我们还需要一个Parallels Desktop,用虚拟机营造一个Windows的工作环境,既为软件兼容服务,也为了方便历史数据的平滑过渡。因为即便是一家公司开发的面向两个平台的软件,在兼容性上还是会存在问题,当然这里主要指的就是Office。

Parallels Desktop的作用就是把Windows当成Mac的一个应用程序来对待,可以在Mac应用的体验环境下兼容Windows的应用。

针对Parallels Desktop以及上述大型软件的具体介绍,会在后面的专题文章中具体介绍。

打开电脑里的那些大型软件的时候,展开的也是我们日常的工作场景,写个邮件、码码字、画画图、绘制表格整个图表一类的。Mac上多个程序之间的操作体验不只是停留在「command+tab」的切换上,如果按桌面来部署不同类型的程序,那么切换就是四指在触控板上的轻快一划。通过Time Sink一类的操作统计软件,不难发现,每天除了围绕工作场景的专业软件以外,更多工作时间花费在了其他地方,为了创作内容而进行的准备工作和后续工作:

• 把文档保存在那里更合适?
• 怎样快速的查找以前的文档?
• 一堆素材和资源性的文档如何管理?
• 屏幕截图的管理?
• 想到的东西如何进行快速记录?

文档的存储

Finder左栏的默认列表示意了一个非常清晰的内容组织结构,按照文件的位置(Dropbox、桌面)、类型(文稿、音乐、图片)、作用(下载、共享)、频度(我的所有文件)进行了划分,Windows中也有类似的结构,采用收藏夹和库的方式来组织文件。Finder中还增加了一个标记功能,通过颜色和自定义的标签对文档进行归类。

Finder的文件划分结构下,如果你还钟情于传统的文件夹管理方式,可以在「文稿」一级目录下再进行划分,目录结构保持两层就足够了,再增加实际应用的帮助不大,只会自寻烦恼。

传统的按文件的创建时间、名称排序之外,按应用程序、种类(文件后缀名)分组在某些场景中能更清晰的展现内容。Finder的标记赋予了用户更灵活管理文件的另一种方式,你既可以用它来标注文件的时效性、重要性,也可以用来定义自己的分类。每个文件是可以包含多个标记的,所以几种标注方式可以混用,文字和颜色也可以互补,标记的命名上建议使用你熟悉和直观的词语。

Finder中的分类、分组不仅让文件看上去有组织性,同时也是为了能快速的找到文件。如果说分类和文件夹是「视距」内找到文件的方法,那么Mac中还有一个「超视距」定位文件的方法,就是Spotlight(control ⌃+空格)。Spotlight是Mac中全局的搜索工具,通过键盘快捷键弹出窗口后,直接输入想要搜索内容的关键词,在Spotlight上可以浏览包括维基百科、必应、地图等方面的网页数据源,同时也可以立即转化测量、温度、汇率等数值。

Spotlight搜索界面

有了Spotlight和Finder的相互支撑,那么文档存储的问题就很简单了,「当前」文档直接保存到「文稿」或者「图片」文件夹里,临时文件保存到「下载」文件夹(可将「下载」排除在Time Machine自动备份之外)。

在「系统偏好设置-Spotlight」中能具体设置它的搜索范围,或者到「Spotlight-隐私」中排除不需要检索的文件夹。了解了Spotlight的强大就能体会到实际上文件放在那里不重要,只要平时养成了良好的命名和标注习惯,用Spotlight找到它很快。

当前文档保存到「文稿」,那么「当下」文档可以直接保存到桌面,例如,屏幕截图、图标和文本片段等等创作中要用到的素材。在不同的桌面切换时,桌面上的文件并不会随着切换而变化,所以桌面用来作为创作过程中不同软件的共享空间非常合适。等编辑作业完成,再将桌面上的文件转移到其他地方或者直接删除。

触控板上张开拇指和其他三个手指显示桌面

归档文件管理

价值文档的生命周期包含三个阶段:当前(阶段)、当下(时刻)和归档(历史)。「当前」的文档以Finder为管理中心,追求方便和扁平化,利用分类、标记和分组来存储和管理;「当下」的文件因为时效性的关系以桌面为中心,方便在不同程序间共享;而需要「归档」的文件(短期内不会用到,偶尔会检索查询的这类文档)则可以按照时间周期从「文稿」中迁移出来,令「文稿」文件夹更清爽。

将文档按时间条件迁移出「文稿」可以利用Finder中的搜索条件来检索定位一批文件,也可以用「应用程序-实用工具-Automator」制定自动化规则,不过普通用户更适合用简单第三方软件Hazel来实现,自动根据你设定的规则移动文件到指定的位置。

Hazel软件界面

Hazel安装后会在「系统偏好设置」中增加一个设置图标,任务栏默认也会显示一个扫把图标。打开Hazel后添加要监控的文件夹,然后添加相应的规则后就可以启用了。当然,在运行前最好先通过顶栏图标「Stop Hazel」,然后选中文件夹栏下方的眼睛图标,查看匹配规则的文档是否正确,点击预览窗口中每个文档后的字母「 ⓘ」 会显示详细的属性信息。

如上图所示,为了配合Hazel的自动化处理,「文稿」文件夹下我新建了一个「归档」文件夹和「个人」文件夹。目的是把符合条件的文件迁移到「归档」,把包含个人标签的文件迁移到「个人」文件夹。为此创建了四条规则:

  1. 按季度归档移动文稿类型的文件(Scrivener、Pages、Number、Keynote、OmniGraffle等),并按文件后缀创建子文件夹。

Hazel规则设置1

  1. 按季度归档文档类型以外的其他文件,其中专门排除了DEVONthink的库文件,而且为了保险加了一个大小的限制。

doc、xls这些微软体系的文档,在Mac的文档分类中被分为压缩文件,没有放在文档分类中,不知道算不算Mac的一种「幽默」。

Hazel规则设置2

  1. 归档标签是「归档」的文件,在按时间自动处理文件的之外的半自动方式,随时将你觉得需要归档的文件移动到归档文件夹中。

Hazel规则设置3

  1. 归档标签中包含「个人」的文件到个人文件夹,这条规则主要用来归集私有文件。条件和上条类似,只是把包含的标签改了。

当然Hazel的自动处理还可以做很多其他的事情,例如,把大文件集中放到一个地方,结合标签中你命名的「公司」、「会议记录」等按年度、月份等条件进行归档分类,或者定时移动放在桌面的屏幕截图文件等等。
Hazel中的日期可以具体定期其格式,如果要设定归档子文件夹为季度,需要编辑日期的具体格式。

使用本地文件夹的方式归档文件,这样的好处是系统的Spotlight很容易搜索到,而且文件能同样受到Time Machine的保护。累计到一定时间周期,比如一年以后,可以再由归档文件夹里把文件压缩打包丢到TimeCapsule、移动硬盘。

屏幕截图和截图管理

写上一堆文字有时候不如一张截图直观明确,也正是因为对屏幕截图功能的普遍需求,不知道从什么时候开始,是个流行应用就包含截图功能,数数我Mac里就好几个:百度输入法、QQ、Droplr、Evernote,如果再算上OS X自带的截图功能,键盘快捷键都有点分配不过来的感觉。

系统自带的截图包括两个动作:全屏(⇧⌘3)和区域(⇧⌘4)。按「shift+command+4」 激活区域截图,等拖拽选区的指针出来以后,如果继续敲空格就可以直接截取程序窗口。关于系统自带截图热键的介绍,具体参详 OS X:为屏幕拍照片。OS X里还另外预装了一个独立的「应用程序-实用工具-抓图」程序,可以设定10秒钟后的定时截取屏幕。

系统内置截图快捷键

系统截图默认是以PNG格式保存到桌面,并自动命名为「屏幕快照(日期和时间).png」,另外获得的窗口截图包含阴影。如果想改变默认保存的图片格式、命名方式以及保存位置等设置,可以通过命令行或更简单的OnyX来修改。(OnyX是一款免费的针对Mac系统的设置调节软件,比起容易出错的命令行模式来说,操作界面更友好,而且恢复成系统默认的设置也方便。)

OnyX设置-屏幕截图参数

Png格式的截图可以集中到图片文件夹,并为其新建一个类似于「Screenshot」的文件夹,便于近期内查看。自动化处理上,可以使用上面提到的Hazel自动定时移动到指定文件夹。

不同于系统自带的,或者某些软件附带的截图功能,专业的截图软件除了截图功能之外,还会包含丰富的标注功能,比较有代表性的有:轻量级的Skitch、重量级的VoilaSnagit

三款截图软件界面

为了处理大量的软件截图,三款软件都用过一段时间,最先放弃的是Skitch,因为标注功能太单一,稍微复杂一点的标注需求就无法满足了。Voila的对截图的分组管理很有特色,对于一堆截图的管理来说会方便很多,不过在多个图片的拼合、标注样式、模板的扩展上就比Snagit要差一截。

专业截图软件会将截图保存为自己的私有格式,包含涂层和标注层,这样以后还可以调整标注和其中的文字内容。

思维导图和笔记

系统自带的便笺(应用程序-便笺)、备忘录、文本编辑程序都可以用来记录琐碎和临时的想法,将它们固定在Dock栏上就可以。在网页以及大多数文档程序中选中文字直接按「shift+command+Y」能在全局范围下快速激活便笺。第三方的软件中,EvernoteDay One都是值得推荐的笔记软件,通过顶栏上各自的图标就可以打开记录窗口。

思维导图是另一种工作中记录想法的有效手段,有两种类型的可供选择:树形分叉结构的XMindMindNode PRO和自由模式的Scapple,Scapple独特的地方在于可以获得如同在纸面上整理想法的感受,没有中心点的概念,任何地方都可以记录(类似的还有Curio),而XMind、MindNode PRO则是基于一个中心进行发散,通过树形结构记录连接所有内容。

Scapple-使用帮助.pdf

在使用上都可以方便的拖拽图片、文字到其中,支持导出多种格式:PDF、PNG、RTF、TXT、OPML等。

素材和资料的管理

这里的素材是指创作的过程中搜集储备的各种图片、图标、PDF文献、文档、网页等等。从文档数量的比重上来看,素材往往是自己创作文档的好几倍,这一类资源合适用「库」的方式来管理,并与「文稿」性质的文档分隔开来。

库是集中管理文件非常好的一种方式,前面内容中提到的Evernote也拥有库的特点,不过它的目标定位在网页类文件和笔记管理上,而且由于网络的依赖和流量限制等关系,只适用于收藏网页和笔记。

「照片」程序就是以图片库的方式来保存照片的,所有的图片、文字、标签全部存储在一个库中,形式上是一个独立的文件,可以任意移动位置,可以放到移动硬盘,也可以放到Dropbox随时同步。「照片」除了管理个人的照片之外,也是可以用来管理素材图片的,只需要单独建一个照片库就可以。

按住 option 键再双击 Finder 应用程序文件夹中的「照片」程序,选择加载不同的照片库

素材库主要时用于本地,所以不建议开启这个库的「照片流」

InboardEmber来管理照片、网站截图、文本也是个不错的选择,适合偏设计类的图片管理。

专门用来管理文件的第三方软件有TogetherDEVONthink Pro这类的软件,不仅支持标签标注文件,而且预览功能都不错,可以直接在库中查看各种文件。专注于PDF文件和学术资源管理推荐使用Papers,尤其适合英文PDF线下和线上的下载和查询资料。

上面的几款软件都是用来管理资源性文档的,自己创作的文档利用系统来管理和检索会更方便,因为文档一旦被收入到这些文件管理软件的库中,系统就无法再搜索和定位到了。另外,投资购买这几个软件前先评估一下你可能要管理的文件的数量,如果本来没多少,必要性不大。

DEVONthink的单数据库文件数上限是20万,字数(Words)上限是3亿,所以即便看上去这个单独的库文件会很大,它的可靠性也不用担心。

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