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Pages(五)文档编辑中的效率

2014.08.29

如果分析文档编辑软件为什么要那么些功能,很多时候归结下来就是因为我们太「懒」。当然,这里倒不是指它的贬义,实际上正是因为我们不愿意总是从事重复性的工作,所以才制造了很多工具来解放我们自己,效率只是换了一个更好听的说法而已,能花更少的时间解决重复性的工作,能让鼠标指针移动的距离更短甚至不需要移动,能让我们更快的完成工作和协作。

使用一个软件的时间越长,要么是被它折磨的不行,要么是体会到了设计者的细节用心,因为只有那些被折磨过恰好又拥有创造或者改变力量的人才能设计出好的产品。不过,这种自己就是用户的「笨办法」费时费力,在如今微博式语境所营造的「浅薄」下没有太大的市场,所以我们能看到的国内应用开发的现状就是,很多应用既没「诚心」也缺乏「敬畏」。

效率的体现有时候是具体的功能,有时候是一种协调和融入,是对「下一步」的预判。在理解一个软件的良苦用心中,我比较习惯把效率单独拎出来细细体会,因为大面上的功能同类软件都能做到,而那些让人用起来很顺的部分不妨都归到「效率」中来。

在拿 Pages 和 Word 的对比以后,很多细碎的地方不太容易抓住,究其原因,是因为使用一个软件时间长了以后,长期的「逆来顺受」的结果就是很多不合理的地方也变的「理所当然」了,所以发现的过程也算是一种回归,拣点那些自然而然的操作方式和流程。

输入的效率

文字输入的效率主要来自输入法,常用的短语、英语单词、联系人、邮件地址等。对于当前文稿中会反复出现的类似于 Wi-Fi、AirDrop、Yosemite、Scrivener 等软件名称或词汇,将其添加到输入法的个人词库里会方便很多,还可以利用 Alfred 的剪贴板保存经常需要重复输入的句子或者短语。

针对输入的文字,Pages 也有一些小的智能替换:智能破折号会自动把你输入的连续的两个短横线转成破折号,智能链接则会识别输入的 http 网址和邮件地址并添加链接,智能引号会按设定自动转换引号的样式为传统的引号还是直引号。文本替换 Pages 调用的是系统的文本替换,通常我们可以用来设置和替换词汇写法、缩略短语、邮件地址等。

智能替换和文本替换

输入的效率中另一个细节处的体现是「段落样式」面板中的「跟随段落样式」,它决定段落回车后的下一个段落的预定义格式是什么,Scrivener 里这点就没有做好,所以你拟完标题回车后正文还是一样硕大的文字,「跟随段落样式」是对动作的一种预判,是一个很体贴的设计。

英文单词的输入过程中,按 option+esc 键可以弹出「自动完成」单词列表,对于记忆有些模糊的单词,可以利用这种词汇提示方式来选择和完成输入。

在电脑以外的使用场景中,Pages for iOS 的版本能帮助你连贯的编辑和记录你的想法,可以基于 iCloud 云端保存的文档,同步在 iPhone 或 iPad 上进行编辑,而且这个过程是双向的,你可以随时放下 iPad 回到 Mac 继续刚才的 Pages 文档编辑工作。

iPhone 或 iPad 上首次打开 iCloud 中的 Pages 文档时会校验和下载本地没有的字体文件,所以在离开 Wi-Fi 网络环境前不妨先在 iPad 或 iPhone 上打开一次文档。

如果仅仅是想利用移动终端来快速记录自己的想法,除了 Pages 之外,还有很多选择,如轻量级的笔记和同步软件Simplenote,支持 Mac、iOS 和 Android 多平台,使用自己的服务器完成同步;笔记软件 Day One,支持 Mac、iOS 平台支持,支持 Markdown 语法,通过 iCloud 或 Dropbox 同步。

清除页眉页脚

文稿中如果包含有很多「节」清楚每个节的页眉页脚是比较繁琐的事,需要定位到每个小节后选择清除,其实有个更快速的方式可以一次性的清除所有的页眉和页脚。

在检查器面板中选择「文稿」,去掉文稿设置中的「页眉」「页脚」的勾选然后再勾选上,原来的页眉页脚就彻底消失了。

格式化的效率

段落样式、字符样式是为了解决格式的重复设置问题,结合拷贝(⇧⌥⌘C)和粘贴样式(⇧⌥⌘V),可以比较有效的对内容进行快速的格式化,常用的几种样式还可以定义快捷键来进一步提高应用的效率。

不过样式只随文档流转,如果不将之变成模板,新的文档中还需要重复进行类似的工作。另存成模板可以将自己设定好的一套样式风格继承下去,对于包含一定范式要求的文档,如同预置的模板一样填写一些「占位符文本」来排布好版式,以后基于模板新建直接套用会很方便。

Pages 里预置的不少不同场景需求的模板文件,修改它们然后另存为自己的模板是一个比较快的形成自己一套风格的方式,这个过程里也能很好的体会 Pages 的软件应用范畴。了解软件的局限和边界其实是很重要的,让它做最适合的事情不仅是效率问题,而且可以提高学习的针对性。曾经听过很多关于用 Excel 画图、用 Word 画图的故事,想想这些只能证明软件的功能很强大,学海无涯而生有涯,围绕工作需求去挖掘软件必要性的功能才是我们的初衷和坚持。在功能上大而全的软件很多时候不如小而精更专业,合用很重要。

和模板有关的设置项

和模板有关的设置,Pages 中有四个地方,「排列」菜单项中的「节母版」用来定义对象是处在内容层还是母版层,处于母版层的对象(图片、文本框等)会自动显示在当前节的每一个页面,制作包含公司 Logo 和公司名抬头的文档时会用到,节母版的定义可以作为模板中的一种设定固定下来。「格式」菜单中的「定义为占位符文本」是为另存为模板服务的,设定基于模板新建后页面中显示的内容,「定义为占位符文本」的一个或多个段落,点击会全部选中,易于新内容的粘贴和替换,「定义为媒体占位符」的图片方便直接拖拽图片进行替换。另外新建文档可以在Pages「偏好设置」中指定固定的模板,从而不用每次都面对模板选择界面。

Pages中缺少模板的套用功能,设定好模板的文稿不能如Word一样直接应用其他模板或改变主题样式。

交互和状态反馈

当你选中一个段落、一张图片,或者打开一个包含修订的文档时,状态的反馈是很重要的,能让用户明确接下来可以干什么,而且软件基于行为预判的交互反馈也能极大的提高生产效率。Pages 中这种反馈体现的地方很多:三击选中一个段落,面板会显示具体的段落设置;选中一个图片,面板会跳转到图片设置,并且能看到具体的参数;插入各种对象时,常规设置在对象上就能实现,打开包含修订和重点的文档,顶部会自动显示修订栏。

对于文档层面而言,还有一个好的特性就是 Pages 会保存文档的状态,上次编辑处于什么位置,关闭后再打开依旧处于什么位置。退出 Pages 时,如果按住 option 键选择「退出并保留窗口」(⌥⌘Q),那么下次打开 Pages 时还可以直接定位到上次退出的文稿上。

「退出并保留窗口」属于 Mac 系统的一个全局功能,效果等同于 Mac 关机提示窗口中的「再次登录时重新打开窗口」,重启后自动恢复各个程序的工作环境和界面,相当于给关机前的系统拍了快照。

打开外部文稿时,如果文稿中包含 Pages 不能匹配的字体时,Pages 除了使用默认字体替换并显示字体警告窗口以外,字体面板中会以类似「Time(宋体)」的方式来标注已经替换过的字体,前面的字体名称是Pages目前采用的字体,括号里的字体是原来的字体。最新版本的 Pages 已经只支持字体的替换设置,算是一个大家期许了很久的功能吧。

能直接拖拽对操作而言无疑是最好的方式,标尺上的定位符号、图片的插入和替换、选中内容的移动和对齐、单元格的移动等等,除此之外,还有一些我们可能会忽略但也很方便的拖拽操作:

  • 段落样式列表中的样式的顺序的调整;
  • 左侧的缩略图预览栏中,通过拖拽调整节和节的顺序;
  • 按住 command 键可以拖拽调整工具栏上图标位置;
  • 选中一段文本可以直接拖拽到桌面存储为一个剪贴文本,或者拖拽到另一个文档编辑软件中;
  • 打开文稿的 iCloud 选择界面中通过拖拽来创建文件夹对文稿进行进一步的分类。

共享文稿

邀请别人远程修改你的文稿在 Pages 中是件很简单的事,甚至不需要对方安装 Pages 或者拥有 Apple ID,只需要使用浏览器打开你分享给他的链接即可。

共享文稿界面

Web 版的 Pages 在使用和界面上和本地的 Pages 基本一样,拥有「允许修改」权限的其他用户都可以直接进行修改并实时生效,由于共享状态下的文稿不支持「跟踪修改」模式,所以共享前最好「command+S」保存一个版本,以便可以随时通过 Time Machine 回到前一个版本。

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