@scomper

Pages(四)文档编辑中的对象

2014.08.26

文档编辑类的软件有不少共同的特性,不过在使用场景上还是各有侧重,就 Mac 上的几款文档编辑软件而言,Pages 适合短篇内容创作,并且在图文混排和版式控制上非常灵活。小说或论文这一类对内容的组织和管理上要求更高的长篇文档推荐使用 Scrivener。博客网文类的创作推荐 Ulysses 这类支持 Markdown 的编辑器,既有一定的文档组织特性,在编辑和写作上也非常方便。

文档交流的过程中,很多时候因为兼容性问题常常是受限于对方的文档格式,以至于我们不得不使用和商业伙伴一样的软件来进行编辑和修改,体现最集中的就是 Office 的文档。Mac 平台上的 Office 和 Windows 平台下的 Office 存在不小的差异,运行的速度和流畅性有时候还不如虚拟机中的 Windows 版 Office,所以推荐在 Windows 虚拟机上安装 Office 的方式来兼容。

Word 在功能点上和 Pages 存在不少差异,对于超出 Pages 范畴的格式设置肯定会存在兼容问题,但是反过来 Pages 的导出的 Word 格式在 Word 中打开没有太大的问题。对于不需要给对方提供原始稿件的交流来说,PDF 格式是个很好的选择,既能保证对方看到的与你所看到的一致,而且注释方便且不存在兼容性问题。

在常规的文档编辑工作中,Pages 的优势很明显,上手快,交互直观,编辑和排版效率高,能让人把重心放在内容上而不会被繁琐的设置搞晕。直观的让你了解当前的设定状态,这一点在文档编辑中是非常重要的。Word 里通常你选中一个段落、一个图片只是提供给你可设定的多种途径,不能反馈给你当前对象的状况,这很容易让人「迷茫」。Pages 中这种反馈则非常直接和明确,三击选中一个段落,面板会显示具体的段落设置项;选中一个图片,面板会跳转到图片设置;插入各种对象时,常规设置在对象上就能实现,打开一个包含修订和重点的文稿,顶部会自动显示修订栏。

总的来说,Pages更符合编辑和写作的自然流程,帮助我们聚焦在内容的创作上,Pages的文档编辑方面没有太多需要赘述的地方,下面的内容中会罗列一些要点,帮助我们对Pages的编辑能力形成一个整体的概念。

文字

粘贴并匹配样式,从网页或者其他文档中复制内容到 Pages,采用粘贴并匹配样式(⇧⌥⌘V)的方式来粘贴并让内容匹配当前的格式,这也是大多数文档编辑软件支持的一种特殊粘贴方式。如果是基于模板新建的 Pages 文档中,可以一次性被选中占位符文本(文本占位符区域会呈现橘红色的高亮)的多个段落,进行粘贴。

单词自动完成,输入英文单词时,可以在输入一部分后按 option+esc 键来显示备选单词列表,实现快速的输入或单词检索。

高亮文本(⇧⌘H)和批注(⇧⌘K),高亮文本和批注作为一种写作的辅助手段来标注和补充额外的信息,它们不会出现在打印或输出的文档格式中,高亮文本可以理解成不写注释内容的批注。相比较「字符样式」只能够的字体背景色而言,高亮不涉及到输出层面,另外利用快捷键设置便捷,通过「修订栏」上的左右箭头,可以在多个重点之间跳转定位。

在内容的定位和文字处理上,常用的快捷键有:

  • Command+左箭头键或右箭头键,当前行的行首和行尾;
  • Option+上箭头键或下箭头键,当前段落的开始位置和结束位置;
  • Control+L,将插入点居中放置在应用程序窗口的中心;
  • 连按段落三次,选择当前段落;
  • Shift+Command+右箭头键或右箭头,选中光标位置到行尾的内容或由光标到行首的内容;
  • Shift+Command+上箭头键或下箭头,选中光标位置到文章开始的内容或由光标到文章结束的内容;
  • Command+B,加粗文本;
  • Command+K,给文字加超链接;
  • Shift+Command+H,高亮文本;
  • Shift+Command+K,添加批注。

图片

图片对象是文档编辑中的另一个重要元素,Pages 中比 Word 方便的地方在于「预览」和对图片的拖拽。基于模板新建的文档中,图片可以直接拖拽到媒体占位符的图片上,不是媒体占位符标记的图片,直接拖拽图片到图像面板的图片文件上也能快速实现替换。反过来,按住图像面板中的图片名称,还可以直接将图片拖拽到桌面。

图片的拖拽替换

处理包含很多插图的文档过程中,为了操作方便,通常我们将桌面作为截图或图片编辑软件与Pages的交换空间,这样,更新和插入图片的操作简单的拖拽就能完成。

插入的图片采用哪一种环绕模式是文本编辑中比较突出的问题,默认拖拽到Pages中的图片选择的「文本绕排」方式是「自动」,拖移中会显示辅助对齐线来帮助你定位,会选择相对于页面和四周文本最适合的文本绕排方式来放置对象。

对于软件界面插图这类的图片,多半选择的是「上方和下方」的绕排方式,选中图片的情况下可以看到蓝色的图钉式的定位锚点。

  • 如果是在一行文字中插入一个小的图标类的图片,图片的绕排方式应该是「内联(带文字)」,插入的对象位于文本的基线上,并将随着文本移动。如古文写作中遇到一些字体库中无法显示的字符时,通常我们用图片来代替,插入这类图片采用的就都是「内联(带文字)」的方式。
  • 用于版式布局的图片才会采用「停留在页面」的方式来固定图片位置。例如封面中的插图、水印图片等。

表格

Pages 和 Word 在表格的插入逻辑上不太一样,Pages 是先确定风格等插入后再调节行数和列数,Word 则是先确定行数和列数再选择不同风格。在列宽度的拖拽调节上,Pages 和 Word 的逻辑也不同,Word 里直接拖拽列所在的纵线就可以,其他的列不会变动。Pages 中插入的表格默认已经是内容的最大宽度,要调节单独列的宽度需要先调小整个表格的宽度,留出空间后才能单独放大某个列的宽度。不过通过表格面板「行与列的大小」进行具体的列宽度数值调节时不受此影响。

表格和运算

实际体验对比上,Pages 中插入表格到调节行、列,到最后填充数据,整个交互都更流畅,表格的行数、列数以及标题行可以直接在界面上快速设定,函数公式的使用上也非常直观,只需要在单元格中输入「=」号就会弹出公式窗口,此时鼠标选中要计算的单元格,最后点击绿色对勾确认即可。同比 Word 中要完成这些操作,需要展开好几个层级。

表格的定位

表格的位置由表格格式设置中的「对象放置」的设定来决定,如果选择「停留在页面」那么表格会像图片一样任意的摆放位置,但是表格跨页不会分页。

通常我们会设置表格为「随文本移动」,跟随在文本和段落后,遇到跨页的情况时,默认的样式会跳转到新的页面开始表格而不是在标题后继续,如果不想表格自动换页开始,可以将标题的样式中的「防止寡行与孤行」的勾选去掉。

表格的定位

跨页的表格可以在每一页显示标题行,只需要展开标题行的选项,勾选「在每页重复标题行」。
多个文档合并时,如果遇到表格错位的问题,可以检查一下表格前后段落的设置中行距是否是倍数行距,如果是固定的磅数,表格的排列方式会是「停留在页面」,从而有可能形成段落和表格的叠加。

图表

通过点击插入图表下方的「编辑图表数据」,进入「图表数据」的具体设置窗口。点按「图表数据」窗口右上角的行或列按钮,可以更改数据序列是行还是列。

图表和图表类型

图标设置面板底部的图表类型中可以改变图表的显示形态,柱状图、饼图或者三维立体图等。

选中整个图标后,可以在图标颜色中选择不同的系列颜色,选中具体的色块对象后也可以在图标面板的样式中给具体的项目设定具体的其他颜色或填充。

自动保存和版本

Pages 会自动保存文稿并每隔一小时保存一个版本,这也 Mac 系统的特色,苹果自家的 iWork、文本编辑都支持「自动保存」和「版本」功能。

「自动保存」让我们可以只专注于写作,切换到其他程序、或者随时合盖,后台运行的自动保存功能会保存你的工作;如果连续工作,则每 5 分钟就会保存一次。

TimeMachine 每隔一小时保存一份新版本,从而为你的文稿建立完整的历史记录。手动 Command+S 的存储也会保存在 Time Machine 中。通过时光隧道能很方便的浏览或恢复到某个版本,也可以从某个版本中复制部分内容。

版本的时光隧道

进入版本的方式有两种,一种是通过 Pages 的菜单项「文件-复原到-浏览所有版本」,一种方式是通过系统顶栏中的 Time Machine 图标「进入Time Machine」。

文稿的锁定

最终版本的文稿,可以勾选「已锁定」来防止意外的更改。

就文档编辑而言,除了格式的控制灵活性和友好的界面以外,自动保存和版本管理可以说是「写作者」的福音。自从苹果公布了 相关的 API 以后,越来越多的第三方软件开始支持这一功能,它们都有一个共同特点,就是窗口标题名称后面有一个可以展开的下三角箭头,例如,Pixelmator、OmniGraffle、Scapple、PlistEdit Pro 等等。

--「壹页单章」会员计划 --

Comments
Write a Comment