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Pages(六)文稿的输入和导出

2014.09.01

在 Finder 或资源管理器中扫过一堆文档的时候,往往是通过其文件扩展名联想到用什么软件打开它们,很多常见的后缀名实际上和应用软件之间早就形成了对等的关系,.doc、.xls、.ppt、.pdf 看到这些后缀名自然而然的就会想到打开它们的那些软件。软件之间的兼容性对话也总是从「Hi」,「你能打开这个格式吗?」开始。Pages 文档编辑的最后一个部分我们来说说Pages文稿的导出格式和输出。

Finder 里通过「command+I」可以快速查看文件的「显示简介」内容,也就是 Windows 里我们说到的文件属性,由文件的简介信息里可以看到具体的文件的大小、存储路径、文件扩展名和对应的打开方式(应用程序)。或许是觉得文件的扩展名对文件的显示并没有太大的帮助,系统里针对预装软件所支持的格式,默认设置是「隐藏扩展名」,这样设置的结果是在Mac里分别对应着 Pages、Numbers、Keynote 的文件扩格式 .pages、.numbers、.key 从一开始就不怎么「显山露水」。

《Parallels Desktop 的配置介绍》中,为了解决双系统之间的文档交换问题,曾经推荐大家在共享设置将 Mac 的「文稿」文件夹映射到 Windows,这样 Windows 和 Mac 的文档能保存在同一个位置,便于备份和文档的交换。正是因为这样的设置,在文档文件夹中我们能看到一个有趣的现象,就是两个系统的文件格式的不同,例如 .pages、.scriv 这些 Mac 系的文件格式在 Mac 里你看到的是一个文件,而在 Windows 里你看到的是一个文件夹, .doc 这种 Windows 系的文件则表现的很一致,在 Mac 和 Windows 里没有这种差异。

导出的格式和兼容性

Pages 能直接打开的格式有 .doc、.docx、.txt 以及旧版本的 Pages 文档,网页和 rtf 文档的内容也能保证一定的格式一致性粘贴到 Pages 中。在内容的再加工上,网页和 rtf 比 Word 文档要麻烦一些,Word 文档因为附带着样式参数,只需要更新样式就能快速的改变内容的风格,rtf 和网页的格式调整就是「体力活」了,段落样式的快捷键能适当提高格式转换的速度。

网页的粘贴技巧
将网页转为「阅读器」阅读模式,然后再复制网文内容,这样可以借助「阅读器」过滤掉内容以外的广告和链接。

Pages 导出的文稿格式包括:PDF、docx、txt 和 ePub,在导出的选项上有细微的差别。PDF 可以选择导出文稿中图片的质量,Word 格式导出支持更早的 doc 格式,ePub 格式需要补充一些电子书格式额外需要的封面、作者、语言和分类的设定。

另外,PDF 和 Word 格式都可以勾选「需要密码才能打开」进行加密保护。Pages 自己的格式如果要使用密码保护,通过菜单「文件-设定密码」进行设定。

导出文稿的格式

存储成对方能支持的格式是兼容的第一步,原则上来讲,内容在格式和设置上越简单,兼容性越好,Pages 和 Word 具体在功能上的兼容性,可以参看 Apple 官网的对照表格:iWork 文档和 Office 文档之间的兼容性

由「iWork 文档和 Office 文档之间的兼容性」对照的表格中归纳了一些常见的不兼容元素,在编辑文档时可以参照和兼顾:

  • 文字方面的不兼容,部分字体不能完全匹配、文字效果、竖排文字;
  • 插入对象的不兼容,SmartArt 图形、公式;
  • 图表上的不兼容,二维堆积折线图、二维复合饼图、曲面图、雷达图;
  • 页眉页脚的差异,不支持页眉页脚中的图片和链接,Pages 中仅保留文字;
  • 页面设置上的不兼容,页面边框、页面颜色和水印;
  • 引文和脚注的兼容性,支持脚注,但是 Pages 中对于 Word 的题注和引文只能保留文字;
  • 宏、OLE 对象、主题、书签链接这些Pages中不支持。

保存到 iCloud 还是本地

Pages 文档的保存位置可以在 iCloud 和本地之间选择,存储在云端的便利性在于可以跨平台和跨设备的同步和共享文稿,默认 5GB 的存储空间对于一般的文稿交换是充足的,不过多数情况下保存在本地更稳妥一些,在没有网络的环境下可以继续文档作业。

打开文稿的 iCloud 界面中,通过拖拽可以创建文件夹对文稿进行分类,但是如果想将 iCloud 的文稿移动到本地来保存,需要打开文档后才能变更(OS X Yosemite 发布后,基于 iCloud Driver 的操作方式会比现在要方便很多,届时通过拖拽就能改变文稿的存储位置。)

iCloud文稿的文件夹管理

  • 修改文稿的存储位置,首先需要打开文稿,在标题栏中改变文稿的存储「位置」;
  • 在标题栏上还可以直接修改文件的名称,勾选「已锁定」能防止意外的对文稿的修改。

文稿的保存位置

导出 PDF 和打印 PDF

Pages 中「文件-导出到」PDF格式和「文件-打印」输出成 PDF 格式,在输出选项上有些差别。导出为 PDF 文件时可以选择「图像质量」和添加打开文件的密码。按打印输出的方式选择 PDF 格式,在内容的限制上分的更细致,除了打开文档的密码验证以外,还能设置不同的密码来限制用户的内容复制和打印输出。

存储为PDF

文稿的水印

Pages 并没有提供类似于 Word 的直接添加水印(设计-水印)功能,而作为全局性的打印机设置中的水印功能则只针对打印输出,如果是另存为 PDF 或者导出成其他格式打印输出的设置是不生效的。

打印 -添加水印

Pages 中给文稿添加水印实际上很简单,只需要 ① 添加一个文本框,调整好字体的大小和样式,② 将文本框的「文本绕排」方式设置为「无」,此时水印文字的文本框会覆盖在正文的上方,要将它移动到正文内容的下方需要第三步,③ 通过菜单项「排列-节母版-将对象移至页面」将文本框移动到母版层。设置完成后,水印会在当前节的每一页显示。

用文本框设置水印

文本框中的水印字体的阴影效果,可以展开字体栏中的高级选项(小齿轮)来进行具体的调节
按住 command 键,选中对象的句柄会出现可旋转的标志

  • 处于母版层的对象默认是无法选中的,要调整其位置或重新对它进行设置,可以勾选菜单「排列-节母版-使母版对象可供选择」,勾选以后,母版对象就和正常的其他对象一样可以选中并进行编辑了。
  • 如果想使用图片作为水印,操作的流程类似,只是把插入文本框换成插入图片。

打印选项和超幅宽 PDF

打印输出设置是全局性的设置,不仅针对 Pages。打印输出的设置中除了打印时添加水印以外,还可以由「布局」中设定每张纸上的打印页数以节省纸张、可以设定添加页面边框、手动双面打印等。通过「预置」中的「将当前设置存储为预置」,打印设置的诸多调整会固化保存下方便以后的调用。

常规输出中 A4 大小的纸张大小就可以了,不过遇到 CAD 一类的绘图软件,输出个 A0、A1 幅面大小的 PDF 内容就很平常了。在不添加大幅面打印机的情况下,可以通过自定义纸张大小来输出 A0 大小的 PDF 文件。

  1. Pages 菜单「文件-页面设置」
  2. 由「纸张大小」中选择「管理自定大小」
  3. 添加自定义的纸张大小,如 A0-A3,设置好后退出页面设置
  4. 最后在「文件-打印」中选择「存储为 PDF」就能输出所选纸张大小的 PDF 文件

超宽幅纸张设置

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