@scomper

Numbers(四)表格的面子工程

2014.09.25

Numbers 在排版上的优势很明显,因为表格、图表、文本框、形状这些对于 Numbers 来说都是一个自由的对象,可以很方便的插入到页面并控制其位置。

文本框使得文本的灵活性很高,可以叠放在其他对象上,也能旋转(按住 Command 调节句柄)倾斜摆放。固有的几种形状通过菜单「格式」「形状和线条」- 「使可编辑」编辑形状的顶点,能变成新的样子,例如,形状编辑模式下同时选中长方形的上边的两个顶点,可以将长方形变成平行四边形。另外多个形状之间通过「形状和线条」菜单中的选项可以进一步的混合、修剪成新的形状。

可编辑的形状和灵活的文本框,再加上配色丰富的图表,Numbers 的「面子工程」主要就靠它们了。

图表的配色

Numbers 里控制图表的配色有三个渐进的层级,预置 - 方案 - 自定义,工具栏插入图表的弹出面板中预置了三种主要类型(二维、三维、交互)的不同类型的图表,已经搭配好颜色。预置的图表样式颜色方案并不多,如果想要更丰富的配色方案可以在「图表」面板的图表颜色中进行选择,图表颜色中提供了颜色、图像和纹理多种配色方案。

图标的颜色设置

双击选中图表中的具体序列,通过「样式」面板,可以针对单个的序列自定义填充、线型。

在与表格混合使用时,图表的色系和表格最好能保持一致,这样看上去不会因为色彩太多而显的很乱。

混合图表的使用

用表格将数据整理好以后,用图表来展现数据结果只是形式上的变化,Numbers 中添加图表的过程很简单,插入合适的图表后,选择表格中的数据源,图表瞬间完成。因为图表的数据来自于二维的行或列的数组,为了方便图表的展示,有时候我们需要从主表中有目的的提取数据形成单独的表格作为图表数据源。

图表数据采集状态

插入图表后,点击图表下方的「编辑数据引用」,鼠标指针会变成数据源获取状态,此时点击表格数据的行或列,数据就会添加到图表中,选中数据的彩色标签删除可以从图表中去除数据源的选择,数据源的彩色标签框和数据源的框选范围都可以在表格内移动,拖拽数据范围的句柄可以调整数据区域的大小。点击底栏上的「根据行绘制序列」可以在行和列模式之间切换,能直观的看到图表的基准发生变化,设置完成后点击页面空白的地方或者底栏的「完成」退出图表数据采集模式。

行列绘制的差别

选择「根据行绘制序列」还是「根据列绘制序列」取决于你需要图表来表达什么,因为基准的变化这两种模式会获得完全不同的结果,图示中「根据行绘制序列」时,X 轴是费用的类型,可以查看每个月几种费用各自的比重;换成「根据列绘制序列」模式以后,X 轴变成了月份,可以用来查看每种类型的费用的波动和变化。

图示中用到的图表类型是「交互式柱形图」,滑动下方的滑块或点击两段的箭头可以动态的展示数据区间的变化。

表格中的斜切

谈到表格的斜切效果,我们还是从 Excel 这个原点开始介绍。Excel 中要获得单元格斜切的效果,有几种方式:单一单元格在「设置单元格格式」- 「边框」中选择斜线边框即可。 Numbers 中没有这个添加边框斜线的功能,只能采取线条和形状的方式来实现。

图示标题单元格中「切」了两刀,用单元格边框线是无法做到的,可以插入两个单独的线条来划分,不过线条的缺点是不能填充切分区域的颜色,所以最后是采用的第三种方法,用一个形状来实现的:插入一个三角形,然后编辑形状的顶点拖拽到合适形状,最后填充颜色。为了更好的控制斜切表格中文本的位置,文本都是插入文本框来实现的。Numbers 中也可以采用类似的方式来实现,操作方法一样。

表格斜切效果

如上图所示,Excel 中还有另一种单元格倾斜的效果:选中需要的单元格 > 设置单元格格式 > 对齐 > 自定义文本倾斜角度 > 边框 > 添加外框 > 确定,之后填充颜色就会出现倾斜效果。这种效果在 Excel 里实现比较简单,而且内容的修改和添加很方便,到 Numbers 里要实现这样的效果就只能用形状来拼合,制作一堆平行四边形以及文本框排列在一起,虽然也可以达到目的,不过整个过程就很繁琐了。

Numbers 里的形状同样可以编辑「顶点」,需要通过菜单「格式」「形状和线条」- 「使可编辑」来进入顶点编辑模式。要精确控制对象的位置,可以通过右侧的「排列」面板中的「位置」进行数值上的设定。

单元格内换行

为了让单元格中的内容更易于阅读,除了通过「文本」面板的段落样式来调整行距、段前段后以外,还可以直接换行来调整疏密程度。在单元格内换行有两者方式,一种是硬回车(option+return),一种是软回车(control+return)(选中文本后可以看到隐藏的段落标记)。

往单元格内粘贴内容时,用的最多的是粘贴并匹配样式(⇧⌥⌘V),在不改变现有格式的情况下粘贴内容。如果内容超出了单元格的大小,在单元格上右键选择「绕排文本」,单元格会自动撑开以完整显示内容。

单元格内换行

单元格内容主要受两个地方的控制,一个是「单元格」面板,可以设定单元格的数据格式、填充和边框,另一个是「文本」面板,可以对内容样式、间距、缩进和制表符进行定义。

用条件格式隐藏

表格的公式计算中往往会因为还没有填写数据而出现0值的情况,这会令表格内容看上去有点突兀,通过添加「条件高亮显示」我们可以很轻松的将它们隐藏起来。

条件高亮显示-规则

选择要设置条件格式的单元格,由「单元格」面板选择「条件高亮显示」-「添加规则」,在这里我们选择数字类型的规则,当内容等于 0 时,将数值的颜色设置成 100% 透明,完成。

图示中项目行中「9月」所在的单元格的显示为高亮的蓝色,同样是给项目行添加了「条件高亮显示」,规则是「日期属于本」月时「蓝色填充」,这样可以很醒目的提示我们目前的关注焦点。

在 iPad 上操作 Numbers

Numbers for iOS 的版本在使用体验上和 Mac 有些差别,如果只是用来做数据的记录,很多时候在 iPad 上操作体验比 Mac 版还要好,例如,勾选购物清单、进行分数统计、核算报销单据、查看交互图表等等,不仅操作方便,而且拿着轻便的 iPad 和 同事交流讨论也会很有科技范。

iPad Numbers 操作界面

Numbers for iOS 的界面针对触摸屏操作做了不少优化,提供不同的输入场景的键盘,可以更快速的输入数字、时间、文本和函数。

升级到 iOS 8 和 Yosemite 系统,只要你的设备(适用于 iPhone 5 或更新机型)使用同一 iCloud 帐户登录,你可以使用 Handoff 功能在 Mac 上编辑 Numbers,然后在 iPad 上继续。(Handoff 可用状态下,Mac 或 iPad 的 Dock 栏最左侧会出现一个应用软件的 Handoff 图标。Apple 的邮件、Safari、Pages、Numbers、Keynote、地图、信息、提醒事项、日历以及通讯录均支持 Handoff)。

通过 Handoff 功能,你能在 iPad 和 Mac 之间切换,通过这种直观和实时的预览,在 Mac 上设定更适合 iPad 显示的字体、图表大小和排版。公式和函数这些复杂的工作在 Mac 上完成,视觉和版式的部分则可以在 iPad 上完成。

如果计划在 iPad上使用的表格,建议采用 Mac 默认的标准字体,以避免在 iPad 打开时提示下载很大的字体文件。

--「壹页单章」会员计划 --

Comments
Write a Comment