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Keynote(四)文稿导出和演示

2014.09.17

演示文稿在最终演示前总是避免不了被反复的修改,很多时候还需要打印出来在纸面上推敲和讨论,内容基本确定下来以后还要预演排练来了解和控制演示的时间。

演示文稿准备好之后,还要考虑演示的环境问题,例如:网络条件、演示设备、连接线、遥控器等等。对于旧款没有 HDMI 接口的投影仪来说需要「Mini DisplayPort 至 VGA 转接器」线来连接 Macbook 笔记本,否则 HDMI 线缆是最合适的。遥控设备我们可以使用 iPhone 或iPad,只需要在 iOS 设备上也安装好 Keynote 就可以。另外网络环境里如果没有 WIFI,连接到局域网需要一根「Thunderbolt 至以太网转接器」,用来遥控的 iPhone 和 Mac 之间还需要调试好 WIFI 直连。

导出格式

Keynote 支持导出的格式有:PDF、PowerPoint、QuickTime、HTML、图像(JPEG、PNG、TIFF),PDF 主要用来浏览和作为文稿供注释和讨论,转成 PowerPoint 很多时候的作用也和 PDF 类似,因为兼容性的问题,动画效果、字体等多方面会存在较大的差异,并不能还原演示效果,所以作为交流性质的文档更合适。

PDF 格式和图像格式的导出选项中都有一个「打印构件的每个阶段」的选项,勾选后意味着页面中针对构件动作的每一次「点按」都会单独输出成一个页面,输出的内容更完整。

导出演示文稿的格式

QuickTime 格式输出的是视频(.M4V),输出时按每页幻灯片切换和每个构件动作的等待时间完成连贯的录制。视频格式虽然能很好的重现整个幻灯片内容和动画效果,不过视频格式播放时缺少必要的交互,只能通过播放和暂停来进行简单的控制,如果要保留幻灯片中交互操作,只能使用 Keynote 自身的格式或者导出成 HTML 格式来实现。

将幻灯片导出成视频格式,有两种方案供选择。一种是「自行播放」,设置好幻灯片和构件动作等待的时间,然后直接导出。另一种是运行菜单项「播放」-「录制幻灯片显示」,进入录制界面后通过手动切换幻灯片完成整个或部分幻灯片的录制,然后在 QuickTime 导出中选择「幻灯片显示录制的内容」输出成视频。

导出QuickTime视频

和 QuickTime 视频格式比较起来,HTML 格式能在还原 Keynote 的播放效果的同时保留原来的交互,虽然很多动画的效果有所弱化,例如,轰然坠落、滚滑等等,但是 HTML 依旧是 Mac 环境之外演示格式的首选。

新版 Keynote 不再支持导出互动 QuickTime,新版本的 QuickTime 也不再支持播放互动 mov 文件。

为了便于讨论和修改,经常需要将演示文稿输出成PDF格式或者直接打印出来。在 Keynote 的导出格式中虽然也支持 PDF 格式,不过缺少对版式的控制,借助Mac全局性的打印设置,可以由 Keynote 菜单栏选择「文件」-「打印」,调整好需要的版式后选择「PDF」- 「存储为PDF」。

Keynote 打印选项

打印设置中针对 Keynote 专门提供了四种版式的选择:幻灯片、网格、讲义和大纲,网格布局可供选择每页纸张上打印 2-16 张幻灯片内容,对于彩色打印机,为了节省墨水还可以进一步选择不打印背景或者打印草稿质量的图像。

用 iPad 控制演示的播放

Keynote 的偏好设置中启用「Remote」,可以用 iPad、iPhone 等 iOS 设备来控制 Mac 上幻灯片的播放。要使用「Remote」,iOS 设备和 Mac 需处于同一个 Wi-Fi 网络,另外 iPad 或 iPhone 上已经安装好了 Keynote for iOS。

「Remote」的具体设置上很简单,在 Mac 端 Keynote 的偏好设置「Remote」中「启用」搜索到 iPad 后,点击「链接」,随后在 iPad 上确认链接即可。

偏好设置 - Remote

在 iPad 上点击「播放」就进入了控制界面,控制界面和 Mac 上的「预演幻灯片显示」很接近。「布局选项」中可以选择显示「下一张」或者显示「演讲者注释」等多种显示模式,左侧滑动会弹出页面导航,点击「布局选项」旁的绘图笔将进入单独的绘图页面,底栏将显示激光笔和多种颜色的绘笔,可以直接在幻灯片上画圈或写字,点击绘笔栏右侧的「完成」退出绘图控制界面。

Keynote Remote.png

点击顶栏的时间,可以在当前时间和计时显示之间切换,便于演讲者把握时间节奏。拿 iPad 的时候容易误操作点击了屏幕,可以改成「当前及注释」的布局模式,这样手持捏握注释位置屏幕时就不会误操作点击翻页了。

WIFI直连

用 iPhone 或 iPad 控制 Mac 上的幻灯片播放需要设备都处于同一个 WIFI 网络环境中,如果只有有线网络,并希望继续用 iPhone 来遥控 Mac,需要创建一个 WIFI 直连来保持 iPhone 和 Mac 的连接。

创建设备到设备的网络

点击顶栏 WIFI 图标,选择「创建网络」,给直连设备到设备的直连网路取一个名字后点击创建。iPhone 或 iPad 上访问这个 WIFI 连接即可。

创建 WIFI 直连后,原有的 WIFI 连接会断开,顶栏的 WIFI 图标也会不一样。

录制幻灯片和 QuickTime 视频输出

录制幻灯片主要是为了帮助演讲者进行自我排练,通过菜单项「播放」- 「录制幻灯片显示」进入录制界面以后,点击底栏的录制按钮开始录制过程。录制过程可以采集音频的部分,通过回放可以自己听一听刚才的讲述,以此来修正演讲稿和掌握演讲的时间。

录制幻灯片界面

清除录制内容既可以通过菜单「清除录制的内容」来完成,也可以直接点击录制控制栏右侧的废纸篓图标来删除。

为了将 Keynote 内容转成视频,看到过不少人采用的是用录屏软件的方式来录制,可以想象 Retina 分辨率的屏幕最终会生成多大的视频文件,而且还需要拿到 iMovie 视频编辑软件中掐头去尾,花费大量时间再次输出。如果采用 Keynote 里录制幻灯片的方式就简单多了,起始位置自己可以选择,每页的停留时间也自己决定,导出时分辨率可以选择 720P、1080P 或者自定义。

「录制幻灯片显示」录制的内容和导出中选择的 QuickTime 自动输出不同的地方在于录制时你能更自由的控制幻灯片的跳转时间而不是使用自动参数的 5 秒和 2 秒。录制好幻灯片后,同样是由菜单「文件」-「导出」成「QuickTime」格式,不同的是这次选择回放内容是「幻灯片显示录制的内容」。

导出录制的幻灯片

录制手动版的 QuickTime 视频时,可以开启静音不录制声音;
如果包含录制的幻灯片,「播放」实际有两个选择:正常播放或者播放录制的幻灯片,点击「播放」菜单可以看到。

使用技巧和快捷键

播放演示文稿时常用的快捷键

操作 快捷键
播放演示文稿 Option-Command-P
前进到下一张幻灯片或构件 右箭头键▶︎或下箭头键▼
前往上一张幻灯片 左箭头键◀︎或上箭头键▲
返回先前观看的幻灯片 Z 键
暂停演示文稿 F
暂停演示过程并显示黑色屏幕 B
显示幻灯片导航并向前或向后选择 加号(+)或减号(-)
在主显示和演讲者显示之间切换 X
暂停或播放影片 K 键
退出演示模式 Esc 键或 Q 键

PowerPoint 中展示 Keynote 的动画

前面讨论过 Keynote 和 PowerPoint 兼容问题,它们之间转换很多动画效果会损失,而在实际工作中有时候又需要某个动画效果,这种情况下可以利用视频来完成双方的协作。

  • 首先 Keynote 和 PowerPoint 中的页面大小、背景颜色需要统一;
  • 在 Keynote 中利用「录制幻灯片显示」录制制作好特定页面的幻灯片,导出成 QuickTime 的视频格式(.M4V);
  • 在 PowerPoint 中插入视频文件,并将大小调整的和页面一致,设置好页面的触发条件,这样就能无缝的和其他幻灯片一起展示了。

反过来,在 Keynote 中也可以采用视频的方式来插入 PowerPoint 的一些独特效果,方法一样。

偏好设置中的一些设置

作为 iWork 的套件之一,很多文稿、格式、编辑上的操作是一样的,例如给文稿设定密码、iCloud 共享、文档锁定等等,这些方面的内容就不在 Keynote 中重复介绍了,Keynote 特别的几个设置都集中在偏好设置中。

Keynote 偏好设置界面

在保存文件时,为了控制文档的大小 Keynote 的偏好设置「通用」设置中提供了「优化影片以用于 iOS」、「将音频和视频拷贝文稿中」这样的选项,可以根据实际情况做出选择。

针对在电脑上的演示,演示过程中有时候我们需要跳转到桌面打开其他的应用程序进行演示,这种情况下需要勾选偏好设置「幻灯片显示」中的「允许 Mission Control、Dashboard 和其他应用程序使用屏幕」,才能切换到其他程序,并可以随时点击 Dock 栏上的 Keynote 图标再次回到演示当中。

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