@scomper

OmniFocus 学习和时间管理思考

2013.11.25

其实在用 OmniFocus 之前,并没有系统的 GTD 概念,大多数时间管理的理论没有和工作生活结合起来,现在回想起来软环境在其中所起到的导向作用很大。试想,用着不配套的时间管理软件,自然不会有科学时间管理的系统意识。

最初,大部分时间和任务管理的习惯来自于 Windows 平台下的 Outlook、代办事宜,Google 日历出来以后开始向 Google 阵营靠拢,因为云端的数据同步对于多台设备来说方便太多了,再加上 Android 手机的加入,更是自成一体,为此还专门在 PC 上安装软件实现 Goolge 日历和 Outlook 之间的同步,从而彻底从原有的 Outlook 模式转移,转到 Mac 平台以后开始接触 OmniFocus,配合 iPhone 的版本开启了新的 GTD 学习和实践。

依赖日历来记事方式可以说是最简单的模式,但也是非常有益的,它让我养成了记录的习惯,我想如果不是因为体会过 Outlook 的任务,估计今天理解 OmniFocus 会更难一些。二者的目的都是管理好自己的"想法和行动",前者适合起步后者适合加速。

对于整理自己的 GTD 学习体悟,我想还是应该从最初的单纯开始说起:

用 Outlook 来记事的不足在于依靠颜色来做简单的分类,缺乏系统性,还有就是事务分散在时间线上,当需要做出调整和协调的时候非常不便,另一方面同一个时间周期内经常会遇到多项事务的共同处理,有的是递进依存关系,有的是相对独立,这些日历就无法承载了,因为日历只能将事件标注在时间点上,不能对事务的管理有太多帮助。

随着事务增多,自己也发现越来越多的松散任务,就是常说的"萝卜"事件,这些和时间点、周期没那么紧密的事件,开始我是用便签、记事本记录,结果是桌面堆了一堆 .txt,为了条理化分别丢在[工作][个人]的文件夹里头,重要的则直接丢在桌面上。短期事务,这种方式还是比较有效的,完成了直接丢到[历史]文件夹,想起来什么直接右键新建文本,有时候甚至没有正文,文件名就可以。不方便的地方当然很多,首先是搜索,然后是痕迹问题。至今有些临时性的事务,还是习惯性的直接在创建到电脑桌面,或者拖拽快捷方式放在桌面。

你可能会觉得这种数"萝卜"的方式没有什么讨论的意义,我想表达的其实是自己在事务基本层面划分的思路,不是所有事务和想法都需要用 GTD 的软件来记录和整理,比如说,媳妇让去超市补充一下日用品,这种临时性的没有推动价值的事务,简单的记录在 iPhone 的提醒里就足以,事后直接删除都可以;再举个例子,一篇稿子需要接着修改,这种事务你即便放到 GTD 软件中反而可能会被埋掉,到不如直接拖拽一个它的快捷扔到桌面显的更直接有效。

对于使用者而言 GTD 软件的作用其实就是为了把"脑袋"暂时清空,每天重新加载一点,另外一部分则等到需要的时候再加载,从而保证“内存”足够大,脑力充沛的考虑现在和做好眼前的事情。前面提到了推动价值,我是这么定义它的,就是这件事情在未来是否有加载的意义(需要思考和应对),如果没有,还不如简单的记流水账。另一个筛选准则就是,有没有痕迹价值,很多事务之间是存在联系的,痕迹有助于进行分析和思考,反之就应该选择删除而非保存。归纳起来就是:具备推动价值、痕迹价值的事务用 GTD 软件来管理,其他的用更简单的提醒甚至桌面便签来管理。

宏观的计划和大周期的事务也不适合用 GTD 软件来管理的,记在里头没有推动性意义就不大了,我们要管理的是那些颗粒化的、具体而完整的事务,换种说法就是封闭性的事务,而不是开放式的规划。封闭事务的含义是边界条件清晰,很容易判断是否完成,就如同谈话中对方提问"你喜欢 iPhone 吗?"提问其实已经限定了答案的范围,而如果提问是"你觉得 iPhone 怎么样?",回答起来就宽泛太多了。GTD 工具就是用来管理一堆前一种提问类似的事务,配合行动力把我们从琐碎和健忘中解脱出来。



图注:图片来自 xbeta.info GTD 精义和待办事宜服务 Toodledo 实践

事务的划分思路上,经过归纳思考还会发现,实际上真正需要我们管理的事务都有可延续性的特质,可能是时间上的延续,也可能是事情本身的延续,还有可能是因为什么而延续。也正是这种延续性才使得我们需要对它们进行管理,否则忘了也无所谓。这里的延续性和我们自己的角色和环境都有联系,例如:平时对于我来说明天穿什么衣服不叫事,但是如果那天要和风投见面那就要当成事,很有必要记下来。

  • 督促类-[often]需要提醒自己,每天、每周或者每个月等等
  • 计划类-[sometimes]有时间特性,需要花事件来思考和解决的事情
  • 关联类-[next]我也称其为尾巴事项,在某件事情之前或者之后
  • 愿望类-[maybe]不确定什么时候做,甚至只是一个想法但觉得有必要

搞清楚以上 4 种时态,再罗列脑子里所有的想法和事情的时候就简单了,无营养的事务用 iPhone 里的提醒、Clear 来完成,依照 3 点原则(推动价值、痕迹价值、可延续性)判断有营养的记录到 OmniFocus。可能有人会问,如何评估重要性呢,以上都没有提到啊?个人观点是重要性不在纸面和记录上,而在于你投入的时间和专注度上,你可以在保障事务流程的基础上根据实际情况调整投入的时间比重和聚焦(旗标是一种聚焦方式),而 GTD 的意义还在于当我们聚焦到某一点的时候还能有整体观和全局视角。

终于轮到正题了,可以开始对照 OmniFocus 的使用逻辑理解它的结构和划分,网上有很多介绍软件本身和 GTD 原理的文章,我的打算是把重点放在理解 OmniFocus 的使用逻辑上,所以前面大量的篇幅可以说都是为这个做铺垫,毕竟软件只是工具,如果不知道为什么需要它,那就更谈不上把它运用起来:

收件箱

用来堆(对,就是不讲条理的堆)事务,不用关心分类和划分,想到了就丢进去,主要的目的是实现快速的记录。当然,如果有其他'堆事'习惯的用户来说,也可以把事情堆在其他软件里或者就在纸面上。作为事务管理的入口和搜集阶段典型的摘记模式,搜集和记录越方便越好,用手机拍照、录一段话、随手写在纸上、敲在桌面的便签里等等。
相对的,如果本身事务的方向性很明确,完全可以跳过[收件箱]这个部分,直接记录到相应的项目文件夹分类当中。而记录在[收件箱]中的内容,势必是要回头重新整理的,收件箱其实也包含了 iPhone 里的提醒、Clear 所类似的功能,在这里列出的条目未来的去向有2,一种直接勾销(和 Clear 一样),一种进行信息完善(标注上下文、调整分类、设定时间点等等)。

项目

用来对事务进行分类,分类的目的是为了在以后查找定位事务的时候更清晰和条理,可以以事务的性质来划分,例如:工作、个人、学习、胡思乱想等等。如同论坛或者博客划分的栏目主板块一样,分类不能太多,但也要足够清晰和直观,自己能一眼就判断出来。

在正式使用 OmniFocus 之前,组织和创建好自己的文件夹分类是有必要的,当然最好的阶段是在[收件箱]堆了一堆事务以后,这样有的放矢的对已有的事务进行分类。如果只是空想,等到实际添加事务的时候会发现不贴切,可以说大方向上可以参照别人的分类,二级文件夹的划分上要靠自己的事务锤炼出来属于自己的分类。
需要注意的是分类要直观、其二就是层级不要太多,分类颗粒上不要太细。多翻翻你喜欢的网站、论坛,可以借鉴他们在内容、事务上的划分方法。分类主要以识别为主。也就是我们平时常说的这是那方面的事,例如:工作有关的记录到 Work 文件夹下,私人有关的记录到 Personal 文件夹下。

@Justin7974 在他的《GTD 和 Omnifocus 的那些事儿》中提到 Single Action Group 概念非常实用,在主要的大类文件夹下(例如:Work、Personal)单独创建一个子级 Single Actions 文件夹,用来放置那些经常重复的固定又简单的项目。

下图是 OmniFocus 的快速创建任务窗口,所有的事务记录都是从这种结构开始的,可以想象如果项目分类太多,对于创建过程来说反而不利。



图示:OmniFocus快速入口

上下文

对’上下文’的理解,可以理解为“ 为了完成任务所需要的场所,人物或工具”也可以理解为对完成事务所需要的环境和条件,通俗点来说是在什么地方用什么来完成这件事情,人是条件,设备也可以是条件,获取和消化事务的途径也是一种条件。决定选择那一个作为上下文,取决于那一个你觉得是主导条件。
上下文说白了也是一种分类方式,和项目文件夹的分类方式作用在不同的维度上,通过不同维度的结合,更有效的管理和展现事项,也有利于将事务和周边关联起来。例如:OmniFocus 中如果设置的上下文是住宅、办公室这样的地点,甚至可以直接通过地图的定位(iOS 版本上)展现出当前位置中所需要关注的事项(需要在地图中绑定地点和地图图钉标注)。

OmniFocus 内置的上下文基本上不用做过多的扩展,我在使用中补充了一个“Apple Store”的位置,用于将和 Apple 设备的维护、延包等一类信息归于其中。另外补充最多的是“人”,为团队核心成员单独列出一个,以便在事务管理中更好的对应到人。

截至、已有旗标

这两个栏目的作用更倾向于是对事务的突出展现,在实际使用中可以作为排定优先级、重要性的依据来使用。
截至中展现的是临近时间节点的事务,这和传统的日历任务很像,这里展现的都是快到期的事情(前提是你设定了时间期限,通过检查器设置这类细节属性)。
已有旗标,对于旗标的使用,我习惯用来标注短期性的需要引起关注的事项,用于在事务“沙盘”的分析中(周期性的浏览 OmniFocus 中事项应该成为一种习惯),机动的调整和摘出当下需要关注和思考的事项。旗标作为一种跨越原有分类、上下文的方式存在,灵活是其主要的特点,所以要养成的习惯是,有旗标的应该及时处理,完成后变更事项状态或者去掉旗标,不要把旗标当成一种长期标注和分类的手段,它是“机动”手段。

事务的采集

其他的 OminFocus 软件中的栏目和菜单没有太多需要讨论的东西,最后回头说说关于事务内容的快速采集,可以说当初选择 OmniFocus 这款软件,这一点是我重要的判断依据。毕竟平时的实用过程中,不可能总是跑到 OmniFocus 的界面中录入事项,因为事务发起的来源来自于电脑中的各个应用,Twitter、Safari、Page、Mail、备忘录等等。不在电脑旁边的时候,通过移动终端实现事项的采集,主要是拍照、录音,当然最重要的还是能通过服务器及时同步,和Mac端无缝结合。

对于电脑环境中的事务内容采集和任务发起,OmniFocus 的快速入口非常方便,而剪辑功能则能方便的从其他应用程序中发起任务,自动采集内容,提高了创建的效率和准确性。附图是 OmniFocus 的剪辑预置设置:



图示: OmniFocus 的剪辑预置

  • 通过热键快速打开记录窗口,方便快速的完成“原始”想法的记录;
  • 通过热键快速的将’选中的文字或链接’’选中的文件或文件夹’’选中的邮件’转化成任务事项;
  • 通过邮件规则,自动的将包含特定字符的邮件转为事项条目。

iPhone 上记录的软件其实很多,Evernote 是很有代表性的一个,但对照起来看,Evernote 的重心是记录而不是事务管理,在记录方面 OmniFocus 同样可以通过附件的方式拍摄照片、录制音频,在任务采集上很方便。略有遗憾的是,目前在 iPhone 上邮件、短信、Twitter 这些应用中还没有直接的方式和 OmniFocus 关联起来,所以如果想在 iPhone 的邮件里创建任务,还是要采用复制粘贴的笨办法。

--「壹页单章」会员计划 --

Comments
Write a Comment