@scomper

从 Things 开始(一)心动和行动

2017.08.08

记录下想法

使用 Things 有一段时间,看了不少使用分享,同时也收到不少来自「Things 3 的简单和实用」的反馈。大家都有一种共识就是 Things 本身很简单,交互、界面、功能理解起来也很快,但是进行事务管理所能发挥的作用却有限,以至于有些人始终都在「选择」,而另一部份人则「太用力」,究其原因可能还是对事务管理本身理解的不够。

Things 、OmniFocus、2Do、Todoist 这些软件在功能和定位上各有特点,处于选择和摇摆当中的人,或许首先应该搞清楚:你需要拿它们来干什么?选择困难可能说明你并不清楚你的目标。

我们拿 GTD 一类的工具软件来做什么呢?这里用「降维」概念来做个类比,我们能想到的东西其实很多,事务也好、想法也好,交叉缠绕且动态的存在于头脑之中。要把这些转化成「记录」,就是一个降维过程,你需要知道如何进行「特征提取」,将高维数据(头脑中的思考)转化为低维数据(纸面或工具软件中的记录)。特征提取的过程中需要舍弃原有数据、创造新的变量,需要提炼和重新组织,提取过程才是事务和时间管理的核心,GTD 类的应用只是个辅助,软件能帮助我们培养这种意识,最终学会切分和归纳,学会将复杂的问题颗粒化、简单化、流程化。

《头脑特工队》(Inside Out)这部电影的诠释里,头脑是由五种情绪在共同掌管着,我们的记忆会像水晶球一样一个个被保存起来。回忆的时候就是「乐乐」「忧忧」们在播放某一个记忆球。

记忆是鲜活、生动而且立体的,如果要把某个记忆片断记录到纸面上,变成一个标题和一段文字时,我们要面对的就是将这些映像扁平化甚至压缩成简短的文字。这个过程里我们不得不对记忆进行提炼和取舍,写下来的文字会是一个「触发开关」,以后看到的时候能迅速的唤醒我们播放记忆,也可以说我们描述的过程是在给记忆或想法打「标签」,便于头脑分类和索引,打好了标签就能即时的放下,把更多的时间和精力放在当下。

对思考进行提炼和取舍是一个需要长期锻炼的过程,既可以在实务中推动也要有一个清醒的认识。代表性的 GTD 软件都有一套它们自己的诠释逻辑,在运用它们以前不妨好好琢磨一下它们的设计,这等于是在观摩一群高手们的事务管理经验,比单纯用它的功能或许收获更大。

Things 的设计逻辑

Things 的图标源自生活中的便签盒,直到如今这样的便签盒依旧有着它不可替代的作用,偶尔会用来写留言、提醒或是记录一个「闪念」。写在纸上比短信和电子通知更有生活气息,有时候它还不可替代,例如贴在电脑屏幕上的「别合盖,正在下载!」,贴在门上的「亲爱的,记得把鸡翅从冰箱拿出来解冻」。

对 Things 的亲切感,很大一部分可能就是来自它的图标设计,Things 的设计的确也和便签盒一样,用起来简单方便。不用去细琢磨就能马上开始,这一点很重要,工具软件「轻」比「重」好,学习成本和门槛越高真正去执行的阻力反也越大,当我们将脑力集中在归纳事项和计划时,真的很不希望记录过程太繁琐。

Things 软件的「轻」不仅是它的设计语言,也是它想要传递给用户的一种思想。很多人分不清或者把握不好这种「轻重」的差别,多少会有些用力过度。例如,期望 Things 拥有更多项目管理的功能、或者记录书籍阅读的提醒时细致到把章节都写进条目。

工具用起来最好是「无形」的,就像是肌体条件反射一样,在某个点给你一个提示,然后我们继续原来的工作。如果你发现自己大部分时间都陷在 Things 中,或许有点背离设计者的初衷。Things 的逻辑清晰明确,基于页面的呈现方式简约直观,对于刚开始学习时间管理的用户来说是个非常好的选择,而对于有专业需求的用户来说,如果理解了「降维」,Things 也会是个很好的搭档。

Things 的时间线

Things 主界面要素如果分分类,可以简单的分成归类用的「收件箱、区域」和用来记录的时间线体系「今天、计划、随时、某天、日志簿」,至于具体条目中才能看到的「标签」也可以放到归类之中,收件箱、区域服务于内容的摆放,标签服务于搜索。

图示对 Things 的使用逻辑进行了归纳,组织内容的「时间线」、内容的层级和结构以及标签的作用和定位。

作为记录的主体结构,「今天、计划、随时、某天、日志簿」对应的是时间流上的过去、现在和未来。为了便于理解,我们延续前面电影里的例子把待办事项想像成一个个水晶球,在图示上用一个个圆点来表达。

整个时间线按时间流划分为过去、现在和未来三个区间,日志簿记录着过去的历史,今天和今晚代表着现在,计划代表着未来。

时间线左侧的是那些不确定具体时间点的待办事项,而右侧更有秩序的那些圆点则是计划好的任务。完成的事项都会有一个天然的时间戳,所以「日志簿」里过去的任务同样是秩序的。

「日志簿」的历史记录里不仅保存着所有已「完成」的事项,也会记录所有「取消」事项。「取消」也是一种完成状态,虽然没有去做但是保留必要的痕迹,便于以后查询检索,如果你在取消前还补充了描述,那么追溯起来会更清晰明确。说这么多,主要是想提醒大家请尽量「取消」而不是「删除」任务。

「随时」和「某天」相同的地方在于这些事项都没有确定的时间点,区别则是「某天」已经有了安排的意向只是暂时还未确定,而「随时」更侧重事项安排的灵活性,可以用来充分的利用碎片时间,有空的时候扫一眼用它们来填补安排间隙,或者根据实际情况主动的去推动它们。

当我们切换到「随时」列表时,你会发现「今天」的事项也会显示在其中,它想要传递给我们的信息是从这一刻就可以开始行动。

偏好设置中「快速录入」的存储位置默认是「收件箱」,如果你不太习惯什么事项都是先添加到「收件箱」,然后再整理这样比较传统的 GTD 事务处理模式,可以将存储位置改为「今天」,直接按时间流来处理事务。

任务的颗粒度

创建事项时把握好颗粒度是很重要的,过于琐碎对管理来说弊大于利,设定的过于粗放又起不到督促和自查的目的。这也是个人反对在 Things 中细致的罗列阅读书籍章节和把日程当待办事项去记录的原因。

如何把握这个颗粒度呢?
简单的判断方式就两条,其一是事项的独立性,其二是持续时间的长度。你所描述事项要容易识别和去执行,如果忽略事项的时间要求还能自由的移动。事项之间有先后关系,避免包容关系。不要将用来组织管理的「项目、区域」和「待办事项」混淆。以操作系统里的「文件管理器」来类比的话,事项对应的是具体的文件、项目和区域更像是文件夹。

大部份事项只是一个触发点,执行并勾选完成只需要很短的时间,少数事项会持续一段时间,评估颗粒度的时候,我们要权衡的就是这个大块的时间段。设定一个合理的最大时间区间是将事务颗粒化的基础,也可以用这个时间区间的最大值来衡量事务切分的合理性,时间超长了就应该考虑分切和重新评估这个事项。

图示中每个事项都是一个圆点,并没有区分和表达大小和关系,从执行的角度来看,每个圆点代表着不可再分解的某个事务,所需要的关注度是一样的。大部分事项在短时间内就能完成,处理时间稍长的最好也不要超过 1 小时。

为什么是 1 小时而不是更少或者更多时间呢?1 小时可以理解成一个相对独立的而且你能承受的连续时间区间,一个能专注并保持的时间段。

添加和设定事项时,对于需要大块时间段的事项单独加一个「1h」的标签。一方面是久坐不利于身体健康(Apple Watch 默认 1 小时提醒一次起来活动),另一方面用 1 小时来衡量事项的完成情况既视感好,例如,早上起来浏览「今天」,如果发现 ⊙ 标签下 1h 的事项有 4-5 项时就要警醒了,要么重新评估要么作出调整。

最后,结合图示再理顺一下「待办事项」和「项目」、「区域」之间的关系,通常我们将它们和文件夹文件的形式类比,但是 Things 的项目还可以列出标题。为了便于理解,图示以细胞结构为例,展示了 Things 在内容组织上的结构,「区域」看上去像是一个器皿或框架,「项目」是母细胞,「事项」是最小的细胞单元,「标题」则是某些分裂结构下包围细胞的膜。「标题」可以在项目内部实现划分,但是它本身不是任务项。

搜索和备忘

Things 中标签是一种定位和检索的辅助手段,标签的灵活性在于我们可以按照需要随时添加和删除它们,既可以用来体现事务的重要性,也可以用来表达事项和环境、与人之间的关系。利用标签的层级隶属关系还能快速的检索出标签以及其下的子标签项。

不需要给每个事项都标上标签,我们可以用标签来标识「重要」的事、归集关联到「某人」的事项、牵涉大笔费用「收支」的事项以及需要备案的「归档」项。「区域」和「项目」的命名如果已经明晰了事项的分类,没必要再为它添加一个重复的标签。

Things for Mac 上标签的显示效果更直观,顶栏和事项后都会显示标签内容。Things iOS 上只有图标,想要知道标签内容需要展开事项,所以在移动端标签更多的用途是筛选和搜索。

Things 的快速录入(⌃ 空格)使用起来很方便,能快速的把想到的事情记录下来,不仅能用来做事务的计划和规划,同时当备忘录来用也不是不可以。当备忘录来使用的时候,标签的作用就尤为突出了。

作为备忘目的添加的事项主要是服务于未来的搜索和统筹,选择某个标签能快速把历史记录当中的条目筛选出来。例如,Archive 标签下所有归档备查的条目、Pay 标签下大额支出的事情等等。

打开标签管理的窗口(⇧⌘T),可以看到标签是支持的层级隶属关系的,例如,图示中 ¥ 标签下包含 Pay、Income,当我们选择 ¥ 标签时同时也会显示包含 Pay、Income 标签的条目,通过添加支出或是收入的标签,Things 在某些场合相当于我的记账软件,让我能了解近期的大笔收支情况。

标签的备忘和统筹作用

图示中显示的两条 Archive 事项都是备忘性质的条目,下次遇到制作文章题图的时候如果想不起来具体的尺寸,打开 Things 搜索关键词或者直接翻 Archive 标签下的内容也就知道了。

为什么记录到 Things 里而不是专门的备忘录呢?
两个方面的原因,一个是软件使用的频繁程度,一个是事务的时效性。分开记在不同应用里肯定没有问题,但是 Things 使用的密度更高,所以我把它当成事务处理的主要入口,记录起来更顺手。集中记录肯定比分散记录方便。

另外一点,很多事务性的记录都是有生命周期的,过一段时间后也就没有什么作用了。那些长期有用的内容可以在每个季度做内容整理时再单独另存到备忘录软件当中。

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