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从 Things 开始(四)你的收件箱

2017.09.27

Things 内容的梳理主要集中在「收件箱」,「收件箱」也是 GTD 核心思想的体现,虽然创建任务时我们不一定将事项先丢进「收件箱」,可以直接放到项目或者「今天」里,但本质上我们梳理事务的逻辑是一样的,只不过有时候我们选择性的跳过了「收件箱」这个步骤。

图示中示意的是以「收件箱」为处理中心的 GTD 模型,从「收件箱」逐层的往外推进,将事务分到 Things 内部的「今天」「随时」「计划」「某天」以及已经创建好的「区域」或「项目」当中。继而利用 Things 将事项推动到其他软件或者付诸行动。

我们按照时间(今天、今晚、随时、计划、某天)和事务(区域、项目)来推动具体的事务。

时间推动

首先是基于时间逻辑的划分:

  • 今天,时间聚焦到今天、今晚,马上可以开始的事项;
  • 计划,有具体时间点的事项,设置了提醒或将重复执行的事项;
  • 随时,近期不紧急的事项,可利用时间碎片和事务间隙完成的事;
  • 某天,希望在未来某个时间段完成的事,只是还没有确定的时间点;

计划可以整合系统的日历一起显示,但是不要将 Things 的计划和日程搞混淆,计划在 Things 中是未来需要提示自己的事,或者会重复执行的事项。Things 可以查看整合进来的系统日历,但是无法对其进行操作,整合在一起的意义更多的是为了在安排待办时能避开时间上的冲突。

事务推动

接下来按事务划分,图示中将这些集中体现在「区域」当中。事务是指已经划分好的区域或者项目,项目是某一类目标明确而且包含多个步骤的事。区域可以作为容器包含项目。

区域作为一个特殊的容器用法很灵活,可以按场景分:写作、家庭,也可以按状态分:等待、讨论,还可以用来归集某个地点或者人:公司、软件园、老板。可能有些人会有一个疑问『这些也可以用标签啊?』,标签只是辅助标注手段,呈现上没法和区域相比。

区域有聚焦作用,能集中展现某个场景或者关联到某个人需要完成的事项,Things 的设计中「区域」和「项目」都可以列在边栏之中,这对操作和交互来说非常实用,事项也能方便的在它们之间移动。通常建议把项目归集到某个区域中,这样主页面更整洁,活跃度很高的项目可以单独拿出来。例如:采购清单、用来记录想法的「闪念」。

图示中「区域」图标采用的是暂停标志,这里想表达的意思是一个「保持」状态,是对区域作用的一种抽象。当我们需要不断聚焦到某个特定场景或某个人,需要保持同样关注度,或者需要相对独立的空间,区域内的事项「频率」应该是一致的,我们参与和完成它们的时候也是一种频率和节奏感的同步。

标签是在「时间线」和「事务线」之外的另一个维度,标签可以添加到具体的事项也可以给区域、项目定义标签。每一个分类中,标签都能帮助我们快速的筛选事项,也能在搜索中发挥作用。

标签并不是必须的,太多了也不利于实现有效的筛选。运用上个人倾向于给「痕迹」「备忘」事项有选择性的加标签,便于打开「日志簿」的时候快速回溯和定位事项。图示里标签贯串着整个 Things 分类,预示着它全局性的作用。

和应用协作

围绕 Things 的事务管理流程中,Things 不仅是主要的记录入口,它也是其他软件和应用协作的接口。一部分事务记录、勾选整个周期就结束了,还有一些,例如,备忘和计划等等,还会由 Things 分拣出来,然后传递出去。

利用系统提供的「共享到」,Things 中的事项能方便的传递到其他应用。需要扩展内容的加到备忘录、印象笔记或者 Day One,具体选那个看你的使用习惯。例如,Things 中记录了一条术语或名词的查询,梳理的时候可以先共享到备忘录,然后打开字典或者 Safari 查询记录到备忘录当中。

涉及到人和人之间的推动,勾选掉 Things 中的事项后,接下来或许是一个自己发起的主动沟通,例如:联系确认某某事,沟通的过程中如果还有后续跟进需求,再回到 Things 添加一条。

Things 能整合显示系统日历项,但是它不能创建日历,如果有日程创建的需求,可以共享到 Fantastical 一类的日历软件来完成。

分享到邮件的不仅仅是项目或事项的标题,项目和事项以及其下罗列的子项都能会展现到邮件内容之中。

系统应用环境是一个生态整体,每个人的使用环境不同,开始阶段需要长时间的磨合,这里的经验是选择那些有代表性的软件来使用,同一类软件不要重复投资,初期 iOS 自带的软件就能满足大多是使用场景。主流的应用对系统层面的支持都很好,共享、应用间的拖拽、搜索等等,很多细节上的支持也更好。目前为止只有「微信」比较奇葩和自我封闭。

快速记录默认都是丢到「收件箱」里,而默认设置里「徽章计数」也不包含「收件箱」(可到设置中调整),如果不定期清理一下,「收件箱」很容易变成了被遗忘的角落。

邮寄至 Things

Things 3.3 更新增加了「邮寄至 Things」的功能,在待办事项整合上又多了一个便捷的途径。Things Cloud 中「启用邮寄至 Things」 功能会生成一个邮件地址。将这个邮件地址添加到你的通讯簿或者告诉团队成员,那么所有发送到这个邮件地址的邮件就能变成 Things 中的待办事项。

邮件的主题对应的是待办事项的标题,邮件正文会转为事项的备注信息,不支持邮件附件,并且邮件内容限 2000 字符。

Things 支持邮件方式添加后,结合 IFTTT 可以实现很多自动化的服务,打通 Android 和 Windows 平台上的一些事项需求。例如:漏接电话时发送一封邮件到 Things、如果明天下雨发送邮件、Android 备用机电量低发送邮件、特定的人给你发了邮件等等,只要是 IFTTT 中通过 Email、Gmail 触发的条件都可以加以运用。


如果不想再和其他人分享你的 Things 邮件地址,只需要在 Things Cloud 中去掉启用的勾选并再次打开就会生成一个新的唯一邮件地址。


从 Things 开始,最后依旧又回到 Things 推动新一轮的事务管理。Mac、iPhone 或者纸笔都可以是源头,围绕 Things 把事务记录下来、数字化、条理化、有序化,形成一个闭环。从刻意到习惯,用工具优化自己的同时给周围也带来一点点不同,培养有序和从容。

加上前面 Things 3 刚推出时写的「Things 3 的简单和实用」,这个系列的 Things 文章算是告一段落,希望对大家有一定帮助,也欢迎留言交流你的使用和时间管理的实践心得。

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