@scomper

从 Things 开始(三)习惯的养成

2017.09.23

一个简单的开始

「想到了就记下来」、「好记性不如烂笔头」,这些耳熟能详的说法想要变成自己的习惯,还得有个主观能动的过程。开始阶段传统的纸笔绝对是最有效的途径,电子产品多少会有些门槛,面对稍纵即逝的想法,或者和同事们正在一起开会,写在本子上反倒是更高效和务实的方式,回头再整理到电脑或者手机里。所以,如果你刚接触时间和事务管理,从纸和笔开始吧。

一直以来,个人都觉得便签是个非常好的东西,大多数人也很能接受从便签开始的事务管理方式,不抵触是很重要的一步。回顾过往的工作经历,很多同事的事务管理习惯,也都是从一盒小小的便签开始的。公司大环境里电脑一配备,基本上交流群、邮件、IM 一应俱全,但是不管是团队还是个人,没有适当的氛围和大家有意识的推动,不太可能由电脑里衍生出好的协作办法,我们看到的好的模式都是「别人家」的。

重要的事,值得互动的事,在发过邮件后,顺手写个便签贴到他(她)的电脑上,这种潜移默化式的推动和沟通方式会相互影响和传播,自然而然的大家对把事情记下来、保留痕迹、如何措辞、如何判断留存价值都会形成概念和合作默契,文档交流的主体其实还是电子化的渠道,但是几张便签或许能起到画龙点睛的作用,把事务管理的习惯带动起来,也丰富了彼此间的协作和互动。

便签除了不能同步以外,很多场景反而更有人情味。刚开始面对梳理和处理一堆事务的职场新人们,你完全可以主力就是便签,下班前清理一下桌面,没有保留价值的扔到废纸篓,有必要保留痕迹的,录入到手机里或者拍个照片。如果担心和自己的「美拍」混在一起太乱,可以选择这些照片,「照片」应用底栏里选择「隐藏」,需要的时候在「相簿 - 已隐藏」里查找。如果不抵触的话,可以尝试用 Things 一类的软件在这个阶段做归档和备忘,不指望它们来推动事务,仅仅用来记录和培养回溯的习惯。

简化记录入口

经历过一堆工作事务的折磨后,用什么工具来协助自己推动和管理事务就不再那么突兀了,用笔和本记录没问题、用 Mac 和 iOS 设备记录也能习惯。那么如何优化自己记录呢?那些不需要记录?如何分拣这些事务呢?

在记录和描述上,事无巨细和描述笼统刚好是两个极端,但是颗粒度的问题既有待工作实务的淘洗,也和自己不断提高的认知有关。没有「后账」顾虑的事务,办完了就真的是结束了,但凡觉得后续还会牵扯到人和事,那么它就需要跟进,这类事情,需要记清楚,甚至保留往来的邮件,专门写个备忘也不为过。间隔时间也是个判断条件,短期的(周)写个简短的条目就行,中期的(月)条目下写个注释,长期的(3~6 个月)写个备忘甚至发个邮件抄送多个人。

不管是选择用软件或者用笔记本,记录的入口尽量集中,不要分散到好几个地方。
例如,如果用 Things 来记录和归集,即便是详细内容在备忘录或者邮件里,最好在 Things 里依旧有这么一条记录:XXX 事务跟进,邮件已发送:@dingyi,或是: XXX 需求确认,备忘录。事务记录的部分可以只用 Things 一个软件,软件单一便于管理和维护,也能避免软件环境的切换导致的事务遗漏和丢失。事务管理本身是在做减法,选择管理工具也一样。

记录那些事

工作和生活中的大多数事务是自然推动的,我们处于被动的状态比主动的状态要多,主动模式下的很多事务不需要记也能很好的推动,大部分是被动状态下等待自己的事情容易被遗忘。所以当我们收到短信、邮件、微信、Telegram 这些通知的时候,需要过滤一下,不能简单的「已阅」就扫过去了,稍微停顿片刻,想想自己是不是需要参与。工作群和私人群这种敏感度是不一样的,正因为如此各种渠道最好不要混在一起,否则习惯养成了作用也不大。不同的消息来源给予不同的关注度,隔离开才能有效的管理和安排时间。

时间管理的目的之一是保持当前事务的连贯性,基于这个理由,很多时候我们要保持克制,不要轻易被自己打断,先完成眼下的事,其他的记录下来。

  • 等待自己反馈或参与的事很容易识别,只要现在没时间不能马上解决的都可以记录下来;
  • 需要待会读的文章或文档
  • 某个自己不知道的知识点,事件、人名、单词
  • 要打印的东西
  • 要下载导入的文件

除了被动产生的待办,下班前、睡前也可以抽 10 分钟左右的时间,主动回顾一下。

集中注意力

我们的记忆和精力总是很容易受到周遭的影响,于是 Things 里另一类事就是「回到桌前」,GTD 应用里把它们称之为「项目」,个人总觉得这个词太技术化,有时候也容易形成误导,项目通常是需要长时间去完成的事,细分起来可能还包含很多子任务。不过在 Things 中我更倾向于把「项目」理解成「回到桌前」,是需要不断拉回你注意力的一些事,做事的时候被打断是常态,那么为了能在打断后回来还能继续,我们把它记录下来。

Things 中我们可以这么定义「项目」:

  • 预计超过 1 小时完成的事;
  • 需要自己经常专心或静心的事,时常提醒一下把自己拉回来;
  • 有先后顺序的事,比如:XXX 培训计划
  • 需要研究的事,比如:博客优化
  • 超市采购清单

保留痕迹

Things 里不光是要记录「待办」,还需要把它当「烂笔头」记录一些过去的事,这里 Things 的作用有点像是备忘录,一方面是 Things 的快捷键方式记录更方便,另一方面也是基于集中记录的管理原则。

大多数以备追溯的痕迹并不需要很详细的文字,简单的一句话或者注释就足够了,通过日志簿的时间线浏览起来也很方便。例如,最近整博客的后台,很多操作就有必要记一笔:

  • 改了那个文件,base.jade 加了搜索 note
  • 调整了那些功能,Dashboard 关闭了「防盗链」 note
  • @gmail.com 注册「七牛」 note
  • 笔记本和移动硬盘交接给了 liujing archive

生活中类似的有记录意义的痕迹也不少:

  • 交水费 ¥ 175 pay
  • 物业 20 号更换过污水管道 note
  • 共享单车押金 ¥200 pay
  • Bitcron 充值 ¥ 60 pay

为了保持电脑的稳定,安装一些新的软件的时候也可以备忘一下:

  • 卸载了 Soundflower note
  • REJECT 加了 USER-AGENT,IphoneCom*,REJECT note

至于天马星空想到的那些,个人也认为它们都是「痕迹」,想法大多数只能是想法,「闪念」(用来记录想法的区域)总是短暂的,记一笔以后回顾的时候或许能多一些感动。

痕迹记录的时候加上标签🏷️,并保存在收件箱或「闪念」区域。空闲的时候或睡前梳理再集中勾选。为这些常用标签项定义好快捷方式,例如,⌃a Archive、⌃m ¥,工作上的事务痕迹用 Archive,个人备忘用 ⌃n Note,支付项用 ¥ 以及其下的子项标签 pay、Income。想法类的在「闪念」区域中所以不用加标签。日后检索通过「日志簿」和其顶部的标签来筛选显示,或者在区域中浏览录入项。

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