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从 Things 开始(二)记录的效率

2017.08.16

记录的过程看起来简单,然而磕磕绊绊的地方不少。过程的不顺畅会让人很有挫败感,例如,软件卡顿、或是点击好几步才开始、容易按错键的文字输入、局促的小键盘、不方便的保存方式(不支持手势,只能点击存储按钮)、复杂的补充项(提醒、日期、重复等)。

要让记录的过程变得平顺,除了能归纳和总结,我们还需要培养很多习惯。经常在手机上输入是不是需要学习一下双拼输入?是否有必要定义一些常用短语来提高效率。如何让 Siri 听懂你的话,快速创建事项?如何让 Siri 区分日程和提醒事项?Mac 上如何利用快捷键快速记录?如何启用同步来实现 Mac 和 iPhone 的任务同步?

在手机上输入,双拼输入法因为输入按键更少所以效率比全拼要高,这里就不展开聊了,一周的时间相信大多数全拼用户就能顺利转到双拼。提高输入效率的另一种方式就是利用键盘设置中的快速短语,例如,输入「msd」输出「马上到!」,快速短语可以用来定义经常需要输入的地址、邮件、回复短语等内容。 iOS 快速短语到「设置 - 通用 - 键盘 - 文本替换」中添加,macOS 在「系统偏好设置 - 键盘 - 文本」,如果启用了 iCloud 二者之间可以同步。聊完了这些题外话,接下来看看 Things 中可以提升记录效率的几个地方。

快速记录

Mac 因为全键盘在快速记录上有着巨大的天然优势,使用快捷键「⌃空格」就能激活 Things 记录窗口,所以下面要讨论的是主要是移动场景中使用 iPhone 如何实现快速记录。

通常 iPhone 记录的流程是「解锁 - 定位到 App - 打开 - 新建 - 输入」,这样操作显然效率不够高,更合理的方式是将效率应用添加到通知中心或者直接 3D Touch 打开。

将 Things 添加到通知中心不仅便于查看待办事项,也可以点击直接新建事项,支持 3D Touch 的机型上还可以按压 Things 图标实现快速新建项目,如果把 Things 固定在 Dock 栏操作起来就更方便了。

打开软件是第一步,软件内的操作交互也很重要。使用过的众多同类软件中,Due、Things 在记录流畅性上是最有代表性,不用刻意的去学习就能很自然的完成新建、保存、调整等操作。

  • Due,下拉激活新记录添加窗口,键盘弹出;支持时间的语义识别;左滑关闭并保存记录。
  • Things,下拉弹出搜索;按住(+)拖拽到相应位置添加待办项;按住加号(+)拖动到左侧添加收件箱事项;项目页中按住加号(+)拖拽到边缘创建标题;待办条目上向右滑设定日程、向左滑选移动或删除。

对照起来,感觉 Things 如果能把 Due 的左滑关闭并保存学习过来就更好了。Due 和 Things 的差别在于前者只是一个单纯的待办,不支持层级结构和分组,特点是支持重复提醒,在你消除任务前能反复的提醒。Due 操作和添加记录非常方便,所以用于处理日常提醒很搭配,例如:喝药提醒、牙刷更换、鱼缸换水、孩子放学提醒等等。Things 个人则更倾向于用它来管理工作和具体的事务。

偶尔记录几个事项系统自带的「提醒事项」就够用,但是当记录变成日常的时候,Due 的交互优越性就体现出来了,因为大量的重复操作里少点一次按钮都是值得为此单独投资的。

Siri

很多场景下单手拿着手机快速输入也快不起来。这个时候需要 Siri 出场,「嘿,Siri」,「提醒我下午 3 点半查收邮件」 。人多的场合可能有点不好意思,其实小声一点像打电话一样对着手机说 Siri 一样能识别清楚。Siri 默认会将提醒和日程记录到系统的「提醒事项」和「日历」,Things 的设置中可以导入指定的提醒事项分类。

iPhone 激活 Siri 有几种方式,一种是不接触手机,通过语音 「嘿,Siri」唤醒 Siri 然后叙述需求,一种是长按 Home 键直接激活 Siri 并进入等候指令状态。Watch 用户就更方便了,抬腕等屏幕亮了就可以「嘿,Siri」激活它并开始叙述需求。

iPhone SE、iPhone 6s 及更新机型、iPad Pro (9.7 英寸) 无需接入电源即可支持使用 “嘿 Siri”,之前的机型(iPhone 4s ~ iPhone 6)在连接数据线的情况下支持语音唤醒。

如何让 Siri 准确判断你创建的是日程还是提醒事项?
可以采用下面的公式来套用,用 Siri 能准确识别的关键词结合时间和事项描述,提醒事项可以忽略时间,日程时间要素则是必须的。

  • 提醒我 + 什么时间 + 什么事 = 提醒事项
  • 创建日程(行程)+ 什么时间 + 什么事 = 日历日程

如何区分提醒事项和日程呢?
提醒是基于事务的罗列,以人为中心,没有那么强烈的时间区间要求和排他性,事项间的执行顺序也没那么严谨,即便提醒时刻到了,依旧可以选择继续搁置,只要状态不关闭,随后再继续就行。所以,提醒事项的特点主要是状态上的完成还是未完成,一句话概括就是:提醒事项是需要去做的事(Need to do something)

相对的,日程用一句话概括是:日程安排是某个时间需要做的某件事(Sometime to do something)。日程是基于时间的事务,在某个时间段将要发生的事情,它的轨迹是相对固定的,也是你在安排自己其他事情的时候要主动避让的。例如:会议、课程表、活动等等。日程安排有明显的排他性,时间区间最好不重叠。日程安排最终是以日历项的方式体现在日历上,和日历订阅项(例如生日、纪念日、节假日这些,订阅项并不需要个人的参与)一起构成你的个人日历。

Things 3 新的版本既可以「提醒事项」也可以使用 Siri 直接添加任务,例如「使用 Things 添加购买牛奶」「在 Things 中,提醒我购买牛奶」。具体的对话范例可以打开 Things 设置中的 Siri 来查看。

在其他应用里触发 Things

从其他应用里触发 Things 能省去很多内容的输入,例如,网址、邮件内容等,只要应用支持内容的复制,可以通过编辑栏上选择「共享」;支持系统共享的应用就更简单,点击「共享到」的图标来添加事项到 Things。

和 Things for iOS 比起来,Things for Mac 上利用快捷键的方式从其他应用中添加内容到 Things 就方便太多了。传统一些的方式是选中一段文本后展开文本后的小三角来添加到 Things,前提是你已经在「系统偏好设置 - 扩展 - 操作」中勾选了 Things 的扩展项。

更便捷的方式当然是快捷键,使用 Things 设置中自定义的「自动填写快速录入」快捷键,或者 Things 默认添加到系统服务项的快捷键 ⇧⌥⌘9 都可以。选中一段文字,然后按下快捷键,添加事项就这么简单。即便是在信息、微信 for Mac 中同样适用。

自定义的「自动填写快速录入」快捷键不要和服务项中的快捷键一样,二者的使用场景略有差别,前者即便不是属于选中状态同样可在 Safari、Mail 中读取到当前网址或邮件,后者只适用于选中文本的快速创建。

多设备间的同步

在一个设备上输入其他设备上就能自动同步,这对于效率应用来说太重要了。既减少了重复工作,又能在不同的使用场景中保持事项管理的一致性。另外,电脑的输入效率是移动终端的好几倍,而移动终端能更好的利用时间碎片,保持记录的连续性。同步这种把数据放在云端的方式,不仅让数据的流动性更好,而且还能把设备各自的优势结合起来。

同时拥有多台电脑和手机的用户可能更有体会,家里的电脑上添加好事项,来到公司打开电脑任务自动同步过来,手机没电了换用备用机依旧不影响事项的跟进和处理。要实现这些,只需要使用同一个 Things Cloud 帐户登录启用「Things Cloud」即可。

同步服务对网络的依赖是显见的,不科学上网就能正常访问同步服务器已然成了判断和选择这类软件的一个硬性标准。Things 早期的同步服务器还在墙外,很多用户在选择是还因此而纠结,Things 3 推出后其同步服务器已经没有这个困扰了,同步速度也令人满意。

如果你是第一次使用 Things Cloud,需要先创建一个账号,点击「创建新帐户」(Create New Account)。输入注册邮箱和你的 Things Cloud 使用密码之后,Things Cloud 会向你的注册邮箱发送一封认证邮件,内容包括了四位验证码。将收到邮件中的四个数字填入,就可以开始使用 Things Cloud 来同步你的数据了。

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